L’organisation d’un séminaire ne doit jamais être confiée au hasard. Pour atteindre les objectifs fixés, il est indispensable de mener une réflexion en amont et de prendre en compte de multiples paramètres. Découvrez 10 conseils pratiques pour mettre au point votre prochain séminaire d’entreprise et assurer sa réussite.
1. Préparez votre séminaire plusieurs mois à l’avance
En organisant votre séminaire à l’avance, vous disposez d’un plus grand choix de lieux et d’activités, et de prix plus attractifs – la plupart des hôtels et autres lieux d’événements pratiquant le « yield pricing » (le fait de proposer des chambres à des prix différents en fonction de l’offre et de la demande). C’est aussi la meilleure façon de ne rien oublier. Dans l’idéal, organisez-vous au moins quatre ou six mois en amont de la date prévue.
2. Fixez des objectifs pour votre événement d’entreprise
Des objectifs clairs, explicites et précis : telle est la condition sine qua non pour faire les bons choix. C’est en vous référant aux objectifs stratégiques que vous pourrez sélectionner les lieux et les activités pertinents, définir le planning (réunions, sous-commissions…) et établir le tempo de l’événement (conférence, repas, ateliers…). Car chaque séminaire se prépare sur-mesure au regard des objectifs à atteindre.
3. Validez en amont le nombre de participants
Prévoyez-vous 10, 50 ou 500 participants à votre séminaire ? Il est essentiel de valider en amont le nombre de personnes attendues, afin de choisir un lieu adapté et de réserver les activités et animations. Notre recommandation, c’est de fixer une date limite d’inscription au-delà de laquelle le nombre de participants sera fixé (avec une marge de manœuvre pour pallier les annulations), et de vous y tenir. Sinon, c’est toute l’organisation qu’il faut revoir.
4. Définissez votre budget
Le budget varie en fonction du type d’événement, du nombre de participants, du lieu choisi et des activités proposées. Selon que vous organisez un séminaire de quatre jours dans un hôtel haut de gamme ou que vous réunissez vos collaborateurs dans le parc situé en face des bureaux, les dépenses à prévoir seront forcément très différentes. Une bonne connaissance des participants est indispensable pour sélectionner le lieu et les activités qui leur plairont, dans la limite du montant que vous estimez devoir investir.
5. Identifiez les personnes clés pour s’occuper du projet
L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un projet à part entière. Il faut donc la confier à des personnes clés (un ou des responsable(s) et des interlocuteurs de chaque instant) et partager les tâches, en tenant compte des forces de chacun (une personne pour établir le rétro-planning, une autre pour contacter les prestataires, etc.). Si vous ne trouvez pas les bonnes personnes en interne ou si leur charge de travail ne leur permet pas de se libérer, faites-vous accompagner par une agence pour tout ou partie du projet.
6. Établissez un rétro-planning
Le rétro-planning est le road book de votre événement : il réunit toutes les composantes essentielles de l’organisation – la logistique, les participants, les prestataires, les actions de communication, les tâches à accomplir… Ce document, pour être fonctionnel et assurer une bonne coordination globale, doit répondre aux questions qui, quoi, quand, où et comment.
7. Communiquez sur votre séminaire
Organiser le séminaire ne suffit pas : il faut le rendre visible avant et après. En amont, pour que les collaborateurs soient informés de son existence, par exemple grâce à une plateforme interne permettant de se renseigner et de s’inscrire. En aval, pour maintenir les retombées positives de l’événement en relayant des photos, des vidéos ou des témoignages, en proposant des ateliers en lien avec les activités du séminaire, etc.
8. Garantissez l’accessibilité de l’événement
La question des déplacements est centrale pour un séminaire d’entreprise, l’idée étant de faciliter la venue du plus grand nombre. Deux options :
- Faire partir tout le monde du même lieu (du bureau, par exemple).
- Laisser à chacun le soin de venir par ses propres moyens, ce qui suppose de fournir toutes les informations utiles en amont (adresse, itinéraire) et de prévoir suffisamment de places de stationnement pour ceux qui viennent en voiture.
9. Préparez des plans B pour éviter les mauvaises surprises
Même avec une organisation ultra-précise, il est impossible de tout contrôler. Prenez la météo : si les conditions climatiques sont défavorables le jour J, vous pourrez dire adieu à votre rallye nautique ou à votre balade en montgolfière. Il est donc important de toujours prévoir des alternatives afin de ne pas laisser les participants sans activité, et toujours, bien sûr, en gardant en ligne de mire les objectifs poursuivis.
10. Renseignez-vous sur les conditions d’annulation avec vos prestataires
Enfin, il est indispensable de discuter avec vos prestataires des conditions d’annulation (partielle ou totale), par exemple en cas de désistements trop nombreux ou de mauvais temps. En général, les prestataires imposent une deadline au-delà de laquelle les modifications ne sont plus possibles : les avoir en tête en permanence est un excellent moyen de limiter la casse !
Ces conseils vous aideront à organiser le séminaire d’entreprise qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Et si vous avez besoin d’un coup de main, il reste toujours la possibilité de confier tout ou partie de votre événement à Wikevent !
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