Comment organiser une assemblée générale à distance pour plus de 1 400 membres, avec des exigences techniques spécifiques et dans des délais réduits ? C’est le défi qu’a relevé Wikevent pour le compte de l’Association Aéronautique et Astronautique de France (3AF), Société Savante installée à Paris qui rassemble des professionnels, des passionnés et des curieux de la France entière autour des sciences et des techniques de l’aéronautique. Découvrez comment s’est déroulée cette AG unique en son genre.

L’assemblée générale annuelle sera digitale (ou ne sera pas)

Dans des conditions normales, l’assemblée générale de 3AF se tient chaque année en présentiel et est une occasion pour les membres de se rencontrer. Mais en 2020, la situation était tout sauf « normale ». L’événement a d’abord été repoussé en septembre, puis reporté une nouvelle fois en décembre faute de pouvoir être organisé en présentiel.

Souhaitant tenir cette assemblée générale avant la fin de l’année, le Président et le Bureau ont fait le choix (contraint) du distanciel. 3AF a confié cette mission à Wikevent en présentant des besoins spécifiques : parce qu’il s’agissait d’une réunion officielle, il était nécessaire de pouvoir soumettre des résolutions au vote pendant l’événement, en toute sécurité.

Les solutions apportées par Wikevent

L’organisation de l’événement s’est déroulée en deux temps : la phase préparatoire et la tenue de l’assemblée générale.

En amont de l’événement l’agence s’est chargée de :

  • Créer un site web éphémère consacré à la tenue de l’assemblée générale de 3AF, avec mise à disposition du programme et des résolutions soumises au vote ;
  • Lancer une campagne d’emailing à destination des membres de l’association concernés par l’AG, soit environ 1 400 personnes, dans des délais extrêmement serrés : toutes les convocations devaient être transmises en moins de trois semaines afin de respecter l’obligation de convoquer les participants au moins deux mois avant le jour J (le 16 décembre) ;
  • Mettre en ligne la plateforme sur laquelle allait se dérouler l’assemblée générale dématérialisée, et adresser une invitation avec lien de connexion à tous les participants, avec accès à une interface distincte en fonction du statut des participants (avec ou sans droit de vote) ;
  • Mettre en place une hotline pour répondre aux questions des futurs participants autour de l’utilisation de la plateforme, avec accompagnement au cas par cas (des niveaux de maîtrise en informatique très variés représentaient un gros frein à la participation de certains membres).

Le jour J, l’agence a pris en charge le déroulement de l’assemblée générale en envoyant une partie de son équipe technique chez le client. Les intervenants habitant près du siège parisien étaient présents sur place, les autres (un peu partout sur le territoire français) y participaient à distance via la plateforme mise en place par Wikevent. Une installation mêlant vidéo et son permettait de visualiser et d’entendre tous les intervenants en même temps (chacun respectant son temps de passage et de parole).

La plateforme embarquait un système de vote en ligne sécurisé : en amont pour ceux qui ne pouvaient pas être présents le jour J ou en direct live pour tous les présents. Il n’était pas possible de voter en amont de l’AG par courrier. Ce système permettait de s’affranchir des traditionnels pouvoirs conférés aux autres membres, parfois fastidieux à mettre en place, particulièrement à distance. Durant la session, les participants avaient l’opportunité de poser des questions écrites auxquelles les membres du Bureau répondaient à l’issue de chaque point.

Une fois l’assemblée générale terminée, le replay de la session a été mis à la disposition des membres de l’association et les votes ont été dépouillés.

Ce que 3AF retient de la prestation de Wikevent

Chez 3AF, on a souligné la qualité technique de l’outil mis en place par Wikevent (édifié à partir de zéro) et l’intérêt du replay, la réunion ayant été enregistrée dans son intégralité. Une option qui ne faisait pas partie du cahier des charges initial mais qui a permis aux membres du Bureau de revoir la session, de travailler en vue de la prochaine assemblée générale (posture, débit de parole…), et de prouver que tous les points prévus à l’ordre du jour ont bel et bien été abordés.

Mais ce qui a impressionné, c’est surtout la façon dont a été menée la phase de préparation : avec « énormément de minutie et une précision remarquables », constate le Directeur Général Michel Assouline. « Il faut saluer le niveau de préparation, irréprochable, et le sens du service dont Wikevent a fait preuve pendant toute la prestation. » L’idée de la hotline a également suscité l’enthousiasme, un point d’autant plus important qu’il s’agissait d’« une audience assez difficile, voire méfiante, vis-à-vis de l’utilisation des outils digitaux ».

Au final, cet événement a été « une belle réussite » pour Aude, Responsable événementiel chez 3AF. « Wikevent a fait preuve de professionnalisme, d’adaptabilité, et d’une grande compréhension vis-à-vis de notre situation ; des qualités qui se sont avérées essentielles. » Un succès qui fera des petits : l’association a d’ores et déjà prévu de confier à l’agence l’organisation de son assemblée générale 2021.

Un nouvel événement d’entreprise pour étoffer notre offre digitale

À travers l’organisation de l’AG de 3AF, nous avons démontré notre capacité à assumer techniquement un événement de cette ampleur en tenant compte des exigences du client, et en rassurant des participants pas toujours à l’aise avec les outils digitaux grâce à une hotline dédiée.

Cette expérience enrichissante nous a permis d’étoffer notre catalogue d’offres digitales, de sorte que l’assemblée générale est venue s’ajouter à nos événements 100 % en ligne.

N’hésitez pas à confier votre projet événement digital aux équipes de Wikevent qui sauront trouver la solution adéquate et qui vous accompagneront dans la mise en œuvre.

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