Les clés pour organiser le parfait séminaire de CoDir

Les séminaires de Direction sont considérés comme de véritables outils de pilotage et de management au sein des entreprises structurées. Cette parenthèse privilégiée permet au top management de se réunir pour faire un point et dessiner les grandes lignes de la stratégie future. Ce type d’événement favorise la mobilisation de l’équipe dirigeante, comme une sorte de brainstorming hors du cadre institutionnel et des réunions hebdomadaires plus opérationnelles. Il est donc essentiel de soigner l’organisation de votre séminaire de CoDir. Voici les clés pour y parvenir…

Sortez la tête de l’entreprise

Il y a mille et une destinations possibles pour un séminaire de comité de Direction. Une belle bastide provençale avec les grillons pour seuls compagnons, un hôtel de charme qui regarde la mer ou un grand chalet en pleine montagne pour prendre de la hauteur et un peu d’air pur…Toutes les idées sont bonnes à prendre dès lors qu’on respecte trois conditions :

• S’éloigner du siège de l’entreprise ;
• Harmoniser le lieu et l’objectif du séminaire ;
• Trouver le bon équilibre entre réflexion et loisirs.

Dans 81% des cas, la destination choisie est située à moins de 3 heures du siège*. Mais rien n’empêche de voir plus loin, à condition d’avoir un aéroport ou une gare à proximité : un joli village des Pyrénées, un Riad à Marrakech, la visite d’une entreprise performante et inspirante à Hong Kong, pourquoi pas ?

Partez plusieurs jours, plusieurs fois par an

Plus de la moitié des entreprises françaises se rassemblent quatre fois par an et plus, pour 2 jours (39 %) ou 3 jours (36 %)*. En termes de durée, il n’y a pas de règle à respecter.

3 jours suffisent pour atteindre l’objectif premier (la (re)mobilisation de l’équipe dirigeante), mais une seule journée peut avoir pour effet de renforcer l’efficacité du moment. Quant à la fréquence, elle dépend avant tout de l’actualité de l’entreprise. Notez que l’imminence d’une crise est une bonne raison d’organiser un tel événement : c’est l’occasion de réfléchir aux moyens d’y faire face et de revoir la stratégie de performance pour l’avenir.

Préparez le contenu de votre séminaire avec soin

Qui dit CoDir dit ordre du jour. Pour rentabiliser une telle rencontre, il est capital de déterminer clairement l’objectif du séminaire : s’agit-il de remercier l’équipe, de partager les priorités pour l’année à venir, de créer du lien, de revoir le rôle des équipes dans le but d’accroître les performances ?

Chaque Directeur doit avoir en tête les éléments de reporting dont il peut avoir besoin : des chiffres-clés, des tendances, mais inutile de préparer une présentation Powerpoint de 150 slides. L’idée est d’échanger, de dessiner des perspectives à soumettre au groupe, dans le but de fixer ou d’ajuster les objectifs globaux.

Confiez l’organisation de votre séminaire de comité de Direction à un professionnel

Compte tenu de la qualité des personnes conviées, un séminaire de CoDir n’est pas un événement comme les autres. Il suppose la mobilisation de toute l’équipe dirigeante et une organisation aux petits oignons, en harmonie avec ses objectifs, avec l’actualité de l’entreprise et avec le lieu choisi. En somme, cette organisation est une affaire de professionnels. Vous avez tout intérêt à la confier à une agence spécialisée qui va tout prendre en charge : le choix de la destination (à valider par vos soins), les transferts, les propositions d’activités et de soirée, la logistique (réservation des hôtels et des salles de réunion, achat en amont des tickets pour les visites et les sorties…), la gestion des prestataires sur place, etc. De cette façon, vous pourrez profiter pleinement de ce moment, surprendre votre équipe en vous concentrant sur l’essentiel : esquisser l’avenir de votre entreprise !

*Enquête Suisse Convention Bureau/Arthémuse 2016