La reprise en présentiel, c’est bientôt ! Préparez-vous dès maintenant !

Des événements B2B en présentiel vont-ils pouvoir se tenir en fin d’année ? Il semblerait que tous les voyants soient au vert pour un retour progressif des activités de groupe, à commencer par les secteurs de la restauration, de la culture et du sport qui devraient reprendre à compter de la mi-mai. Les conventions, congrès, séminaires et autres regroupements professionnels devraient logiquement suivre. Autrement dit, c’est le moment de réfléchir à votre agenda événementiel pour la fin de l’année 2021, voire pour le 1^er trimestre 2022. Mais à quoi ressembleront ces événements ?

À quoi peut-on s’attendre pour les prochains mois dans le domaine de l’événementiel ?

La vie « normale » serait-elle en train de reprendre son cours ? En tout cas, l’avancée de la vaccination (synonyme, à terme, d’immunité collective) donne bon espoir pour une relance des activités événementielles dans le courant de l’été.

À ce titre, il faut s’attendre à une relance progressive des événements en présentiel, avec des jauges plafonnées qui augmenteront petit à petit, comme le montre l’exemple de Singapour où les jauges sont passées de 50 personnes à l’été 2020 à 250 personnes en octobre, et devraient être relevées à 750 participants fin avril 2021. On peut donc légitimement compter sur des événements d’entreprise de nouveau en présentiel d’ici la rentrée de septembre prochain, mais avec un nombre limité de participants, et dans des conditions adaptées à la situation sanitaire.

Les professionnels de l’événementiel sont prêts à repartir dès que le coup de sifflet sera donné. Et vous ? Avez-vous d’ores et déjà des projets événementiels corporate pour vos équipes ou vos clients ? C’est le moment de vous préparer : avec la reprise en ligne de mire, les professionnels se mobilisent, les opérateurs offrent un large choix de destinations et de sites d’accueil, et les prestataires appliquent encore pour le moment des conditions d’annulation ou de report très avantageuses.

À quoi ressembleront vos prochains événements d’entreprise ?

Pour autant, difficile d’imaginer un retour complet à la normale. Les prochains événements B2B qui se tiendront en présentiel seront forcément différents de l’avant-pandémie. À quel point ?

D’abord, il s’agira de respecter (encore et toujours) les consignes de sécurité sanitaire. Distances entre les personnes et gestes barrières continueront d’être de mise, ne serait-ce que pour rassurer les participants. Cela impliquera de…

• Privilégier des salles offrant un grand nombre de places, de façon à respecter la distanciation sociale (une chaise sur deux occupée en réunion plénière, par exemple) ;
• Prévoir des espaces suffisamment grands pour installer plusieurs zones de restauration et de rafraîchissement, ainsi que de multiples vestiaires, de façon à éviter les regroupements trop importants de personnes aux mêmes moments ;
• Choisir des salles disposant d’une aération (naturelle) suffisante, avec obligation de prendre des pauses régulières pour ouvrir les fenêtres ;
• Mettre à disposition des participants des masques et du gel hydroalcoolique tant que les autorités sanitaires ne suspendront pas cette obligation ;
• Envisager (si possible) des événements en extérieur, dans un jardin ou dans un parc. Cela apportera une valeur-ajoutée certaine à votre événement ;
• Adapter les conditions d’hébergement aux circonstances, avec exclusivement des chambres « single » dans les hôtels pour les participants (sauf pour les couples).

Il faudra, ensuite, employer des outils permettant aux événements de se dérouler dans des conditions de sécurité optimales. Par exemple, en digitalisant une partie de l’événement, à l’instar du check-in qui peut devenir automatique : les participants reçoivent en amont un bracelet électronique qui leur suffira de passer devant une borne le jour J pour signaler leur présence. Ou bien en utilisant des badges connectés et géolocalisés, permettant de vérifier que les mesures de distanciation sont bien respectées (en prévention de la contamination), et pour simplifier la recherche de l’historique des contacts entre les personnes (en cas de contagion, pour stopper la propagation du virus). Ceci sera particulièrement apprécié sur les salons, congrès et très grands rassemblements.

Le choix de l’hybride pour une transition tout en douceur

Ces futurs événements seront caractérisés par une organisation plus complexe et une logistique plus lourde. C’est pourquoi une bonne solution consiste à faire le choix de l’hybride, et à offrir aux participants la possibilité d’être présents physiquement (s’ils le souhaitent ou s’ils le peuvent) ou de vivre l’événement à distance (comme nous le faisons actuellement pour les manifestations intégralement digitales). De quoi permettre à l’événement de se tenir « en vrai ».

Cette alternative fonctionne à merveille pour les événements informatifs, pour le networking, pour les démonstrations de produits, et même pour les activités de team building. Au passage, c’est un excellent levier pour attirer un plus grand nombre de participants tout en respectant les futures jauges. Quant aux événements d’entreprise qui ne se prêtent pas à l’hybride, comme les incentive, il est toujours possible d’envisager des adaptations permettant du 100 % présentiel, avec par exemple un nombre réduit de participants ou une division en groupes de petite taille.

Après plus d’un an sans rencontres physiques, les événements B2B s’apprêtent à reprendre le chemin du présentiel. Des événements qui, néanmoins, auront changé de visage : en partie hybrides pour quelque temps encore, très qualitatifs, sans doute moins ostentatoires, mais aussi plus authentiques que jamais en mettant les relations humaines au cœur de chaque instant. À vos agendas !