Comment transformer une visioconférence en un véritable événement digital ?

Depuis une année, le digital a pris une place prépondérante dans notre vie de chaque jour côté professionnel et côté personnel. Les réunions, comme les apéros, se font désormais sur Zoom ; les webinaires font partie de notre quotidien ; et de nouveaux modes de communication apparaissent et se développent pour contrer l’absence de présentiel. Sauf qu’au-delà de l’effet nouveauté, la visioconférence affiche vite ses limites. Comment garder l’attention des participants ? Comment transmettre les (bons) messages et générer de l’engagement ? Bref : comment passer de la visio à un véritable événementiel digital, plus vivant et plus engageant ?

Le digital dans l’événementiel : une opportunité avant tout

On pourrait voir la prépondérance du digital dans les événements d’entreprise comme une contrainte avec laquelle il faut composer. La vérité, c’est qu’il s’agit surtout d’une opportunité.

Grâce au digital – et à la rapidité avec laquelle les entreprises se sont adaptées à cette nouvelle donne – de nombreux événements qui auraient dû passer à l’as ont été maintenus. Sous une forme différente, certes, mais avec des résultats similaires. Le digital a sauvé les meubles, mais il a également permis au bateau de rester à flot.

Le distanciel offre aussi des avantages concrets. Il permet, par exemple, d’organiser des événements à tout moment. Ou de toucher un public bien plus large, puisqu’il n’y a pas de contrainte d’espace (on peut inviter jusqu’à 10 fois plus de participants). Sans oublier que ça ne coûte pas toujours plus cher d’augmenter les jauges !

Une adaptation forcée et rapide de tous les acteurs de l’événementiel

Si la situation sanitaire a pris tout le monde de court, force est de constater que les acteurs de l’événementiel se sont rapidement adaptés. La résilience n’explique pas tout. En l’occurrence, les acteurs ne se sont pas contentés de résister : ils ont su innover.

• Les prestataires ont développé des outils capables de répondre aux nouveaux besoins (réalité augmentée, décors virtuels…) et implémenté des plateformes événementielles digitales d’un nouveau genre, parfois directement référencées chez les clients pour répondre à des enjeux de sécurité.
• Les agences événementielles ont établi une veille permanente, nationale comme internationale, de manière à coller rapidement aux exigences des clients en matière de formats, de délais, de budget et de sécurité des données. Elles ont produit des contenus plus concis et percutants, à forte valeur ajoutée, en mettant l’accent sur l’entertainment.
• Les clients se sont montrés plus exigeants, mais aussi plus impliqués à mesure qu’ils gagnaient en expérience.

S’il fallait dresser un bilan de l’année 2020 dans l’événementiel, il pourrait se résumer en deux formules : les acteurs de l’événement ont répondu présent malgré les circonstances ; et le public a prouvé qu’il fait peu de cas de ce débat physique/digital, dès lors que les entreprises savent comment se distinguer… et comment les engager.

Alors, comment organiser des événements digitaux engageants ?

De fait, la question de l’engagement reste la clé de voûte de l’événementiel – y compris digital. Il faut savoir capter l’attention et éviter le décrochage, afin de faire passer son message. En distanciel, forcément, c’est un challenge de tous les instants. Pour générer de l’engagement auprès des participants, il faut :

• Impulser un rythme fort, prévoir des séquences courtes en variant les formats, faire vivre des expériences digitales, et proposer un contenu riche.
• Se focaliser sur l’expérience utilisateur, en prévoyant minute par minute ce que le participant doit faire – et vivre – pour être pleinement impliqué.
• Familiariser les intervenants avec le format digital à travers des séances de coaching, car tout le monde n’est pas à l’aise face à un écran.
• Mettre en place un management de projet solide.
• Préparer son événement digital avec grand soin.
• Comprimer l’événement pour le rendre plus digeste. Parce qu’il est impossible de demander aux participants de passer deux jours devant l’écran, comme on les invitait autrefois à faire deux jours de séminaire, il faut séquencer l’événement, le découper en tranches de quelques dizaines de minutes, entre sessions live et séances en libre-service. En somme, lancer des « campagnes événementielles » plutôt que des événements fixes et ponctuels.

Ces leviers permettent concrètement de passer de la « simple » visioconférence, volontiers assommante, à un événement digital pertinent, efficace, et engageant, dont il est possible de tirer exactement les mêmes bénéfices que de son pendant physique.

Passer du physique au digital, est-ce toujours possible ?

Oui, il y a toujours un moyen de digitaliser un événement physique, qu’il s’agisse d’organiser un séminaire, de proposer un team building à ses collaborateurs ou de lancer un nouveau produit. À condition d’adapter légèrement les processus.

Imaginons que vous souhaitiez présenter au public un nouveau service ou un nouveau modèle de téléphone portable. Voilà comment se déroulerait l’événement :

• Un live de présentation ;
• Une session de questions-réponses en direct, pendant laquelle les participants pourraient dialoguer avec les responsables de la marque et de la stratégie ;
• Des interactions avec des invités/intervenants, installés dans un showroom en présentiel (dans le respect des normes sanitaires), qui joueraient les intermédiaires auprès des participants souhaitant tester les fonctionnalités du produit (dans le cas d’un objet de taille modeste ou d’un service, un influenceur pourrait proposer une session de découverte et d’expérience en live).

Il faut aussi envisager les opportunités offertes par ce type d’événement, comme le fait de pouvoir réunir des dizaines de milliers de participants dans un même endroit, ou de proposer la présentation à deux publics en simultané (en présentiel/en distanciel). Des possibilités dont on ne pouvait que rêver hier, qui deviennent réalité aujourd’hui… et qui pourraient bien chambouler le paysage événementiel à venir.

En somme, ne jetez pas vos projets d’événements à la corbeille : il est toujours possible de les digitaliser et d’en cueillir les fruits !

Et si vous avez envie d’aller plus loin et d’évaluer la digitalisation de votre projet, toute notre équipe se tient à votre disposition. N’hésitez plus : contact@wikevent.fr ou 06 09 39 67 65

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