1. Préparez votre séminaire plusieurs mois à l’avance

En organisant votre séminaire à l’avance, vous disposez d’un plus grand choix de lieux et d’activités, et de prix plus attractifs – la plupart des hôtels et autres lieux d’événements pratiquant le « yield pricing » (le fait de proposer des chambres à des prix différents en fonction de l’offre et de la demande). C’est aussi la meilleure façon de ne rien oublier. Dans l’idéal, organisez-vous au moins quatre ou six mois en amont de la date prévue.

2. Fixez des objectifs pour votre événement d’entreprise

Des objectifs clairs, explicites et précis : telle est la condition sine qua non pour faire les bons choix. C’est en vous référant aux objectifs stratégiques que vous pourrez sélectionner les lieux et les activités pertinents, définir le planning (réunions, sous-commissions…) et établir le tempo de l’événement (conférence, repas, ateliers…). Car chaque séminaire se prépare sur-mesure au regard des objectifs à atteindre.

3. Validez en amont le nombre de participants

Prévoyez-vous 10, 50 ou 500 participants à votre séminaire ? Il est essentiel de valider en amont le nombre de personnes attendues, afin de choisir un lieu adapté et de réserver les activités et animations. Notre recommandation, c’est de fixer une date limite d’inscription au-delà de laquelle le nombre de participants sera fixé (avec une marge de manœuvre pour pallier les annulations), et de vous y tenir. Sinon, c’est toute l’organisation qu’il faut revoir.

4. Définissez votre budget

Le budget varie en fonction du type d’événement, du nombre de participants, du lieu choisi et des activités proposées. Selon que vous organisez un séminaire de quatre jours dans un hôtel haut de gamme ou que vous réunissez vos collaborateurs dans le parc situé en face des bureaux, les dépenses à prévoir seront forcément très différentes. Une bonne connaissance des participants est indispensable pour sélectionner le lieu et les activités qui leur plairont, dans la limite du montant que vous estimez devoir investir.

5. Identifiez les personnes clés pour s’occuper du projet

L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un projet à part entière. Il faut donc la confier à des personnes clés (un ou des responsable(s) et des interlocuteurs de chaque instant) et partager les tâches, en tenant compte des forces de chacun (une personne pour établir le rétro-planning, une autre pour contacter les prestataires, etc.). Si vous ne trouvez pas les bonnes personnes en interne ou si leur charge de travail ne leur permet pas de se libérer, faites-vous accompagner par une agence pour tout ou partie du projet.

6. Établissez un rétro-planning

Le rétro-planning est le road book de votre événement : il réunit toutes les composantes essentielles de l’organisation – la logistique, les participants, les prestataires, les actions de communication, les tâches à accomplir… Ce document, pour être fonctionnel et assurer une bonne coordination globale, doit répondre aux questions qui, quoi, quand, où et comment.

7. Communiquez sur votre séminaire

Organiser le séminaire ne suffit pas : il faut le rendre visible avant et après. En amont, pour que les collaborateurs soient informés de son existence, par exemple grâce à une plateforme interne permettant de se renseigner et de s’inscrire. En aval, pour maintenir les retombées positives de l’événement en relayant des photos, des vidéos ou des témoignages, en proposant des ateliers en lien avec les activités du séminaire, etc.

8. Garantissez l’accessibilité de l’événement

La question des déplacements est centrale pour un séminaire d’entreprise, l’idée étant de faciliter la venue du plus grand nombre. Deux options :

• Faire partir tout le monde du même lieu (du bureau, par exemple).
• Laisser à chacun le soin de venir par ses propres moyens, ce qui suppose de fournir toutes les informations utiles en amont (adresse, itinéraire) et de prévoir suffisamment de places de stationnement pour ceux qui viennent en voiture.

9. Préparez des plans B pour éviter les mauvaises surprises

Même avec une organisation ultra-précise, il est impossible de tout contrôler. Prenez la météo : si les conditions climatiques sont défavorables le jour J, vous pourrez dire adieu à votre rallye nautique ou à votre balade en montgolfière. Il est donc important de toujours prévoir des alternatives afin de ne pas laisser les participants sans activité, et toujours, bien sûr, en gardant en ligne de mire les objectifs poursuivis.

10. Renseignez-vous sur les conditions d’annulation avec vos prestataires

Enfin, il est indispensable de discuter avec vos prestataires des conditions d’annulation (partielle ou totale), par exemple en cas de désistements trop nombreux ou de mauvais temps. En général, les prestataires imposent une deadline au-delà de laquelle les modifications ne sont plus possibles : les avoir en tête en permanence est un excellent moyen de limiter la casse !

Ces conseils vous aideront à organiser le séminaire d’entreprise qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Et si vous avez besoin d’un coup de main, il reste toujours la possibilité de confier tout ou partie de votre événement à Wikevent !

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Le client

La demande émanait d’une importante société spécialisée dans l’expertise en assurance, leader de l’accompagnement des particuliers, la Société Saretec. Forte de 1 500 collaborateurs et présente sur l’ensemble du territoire français, elle a confié à l’agence Wikevent l’organisation d’une petite vingtaine de séminaires en distanciel, chacun réunissant environ 70 à 80 personnes pendant une journée complète.

Les problématiques

Pour ce client, l’organisation d’un séminaire unique, en présentiel, était exclue. Pas à cause du nombre de participants (toute l’entreprise était invitée), mais en raison de trois contraintes :

1. La nécessité de garantir la continuité du contact avec les clients (ce qui supposait de pouvoir compter à tout moment sur des collaborateurs disponibles).
2. L’éclatement géographique des participants (la société ayant des bureaux dans toute la France).
3. L’interdiction des rassemblements dans le contexte sanitaire que l’on connaît (la première prise de contact a eu lieu en novembre 2020, et les séminaires étaient prévus pour le 1^er semestre 2021).

De plus, chaque séminaire devait suivre un programme bien précis. D’abord, une réunion (d’une à deux heures), puis une conférence sur le faire-équipe, animée par un conférencier professionnel. Ensuite, une pause déjeuner animée elle aussi (hors cours de cuisine déjà expérimenté par le passé). Enfin, une activité de team building. Le tout devait avoir lieu sur la plateforme Teams de Microsoft, à la demande du client.

Néanmoins, l’objectif à atteindre restait le même que dans le cadre d’un séminaire traditionnel en présentiel, à savoir : impliquer les participants, favoriser le faire-équipe, et montrer aux collaborateurs qu’ils font partie d’une équipe solidaire et complémentaire, indépendamment de leur métier et de leur lieu de travail.

Les solutions apportées par Wikevent

Pour répondre à ces problématiques, nous avons travaillé sur trois points essentiels : l’implication des participants, l’humanisation de l’événement, et l’accompagnement pour le client.

Impliquer les participants en proposant un événement digital aussi proche que possible de sa version en présentiel

La participation à un événement physique s’accompagne d’un certain nombre de rituels qui favorisent l’implication : on arrive quelques minutes avant la réunion pour déposer ses affaires au vestiaire et prendre un café avec les collègues ; on déjeune tous ensemble ; on échange pendant la réunion ; on débriefe une fois celle-ci terminée ; etc.

Pour veiller à l’implication des collaborateurs, nous avons donc organisé chaque séminaire en transposant en ligne ces « moments partagés ». Dans ce but, nous avons mis en place :

• un « café d’accueil » 30 minutes avant le début de la réunion pour permettre aux participants de s’installer virtuellement (lancer l’application, vérifier le fonctionnement du micro et des enceintes, échanger avec les collègues, etc.) ;
• des animations, au choix, pour créer du lien entre les participants (l’une d’elles consistait à montrer la vue depuis ses fenêtres, à l’aide de la caméra de l’ordinateur, et de partager un peu de sa réalité et de son quotidien à la maison) ;
• des animations pendant le déjeuner (challenges culinaires et autres jeux collaboratifs) ;
• des leviers d’interactivité pendant les interventions (réunion et conférence), avec nuages de mots et questionnaires, afin de les rendre plus vivantes et ludiques ;
• une activité team building à la carte (Escape Game, blind test musical, multi-quiz, création d’une playlist « régionale », etc.) ;
• La réalisation d’une photo d’équipe via l’assemblage de tous les selfies recueillis pendant la journée de séminaire ;
• un débriefing, suite à la conclusion du directeur régional, sous la forme d’une question : « que retenez-vous de cette journée ? ».

Humaniser l’événement et créer des souvenirs communs

Toutes ces activités avaient pour but de pousser les participants à interagir entre eux, à apprendre à mieux se connaître, à se (re)découvrir dans un cadre plus intimiste, et in fine à créer des souvenirs communs.

Dans un contexte difficile, avec des collaborateurs en télétravail et une absence quasi-totale de liens professionnels en présentiel depuis plusieurs mois (sans parler de l’impossibilité de faire des choses autrefois aussi simples que de partager un repas au restaurant avec ses collègues), ces séminaires en comité restreint ont apporté aux participants une vraie valeur ajoutée.

De plus, nous avons fait en sorte que chaque événement se différencie des autres, en permettant à chaque directeur régional de choisir les animations à proposer aux collaborateurs. Il était ainsi possible de surprendre les participants grâce à des contenus différents des précédents séminaires.

Proposer un accompagnement de A à Z pour simplifier la vie du client

Enfin, nous nous sommes attachés à prodiguer au client un accompagnement complet, à la fois pour l’organisation et pour le déroulement de chacun des dix-huit séminaires régionaux. L’agence s’est occupée de créer les contenus, d’animer chaque événement et de gérer les participants (invitations, relances, envoi des formulaires de participation aux différentes animations, etc.).

Le bilan

Suite aux séminaires, nous avons reçu des retours très positifs de la part des participants. Alors que de nombreux collaborateurs se montraient réticents à l’idée d’assister à cet événement en ligne, tous ont reconnu après coup avoir passé un excellent moment dont ils se souviendront longtemps. Mieux encore : ils ont eu l’impression de passer réellement la journée avec leurs collègues… comme autrefois !

Et du point de vue du client commanditaire de ces événements, objectif atteint également bien entendu, avec, cerise sur le gâteau, un rapport bénéfices/ coûts hyper optimisé.

Et si vous aussi vous tentiez l’expérience d’une journée de séminaire à distance reprenant tous les codes du séminaire traditionnel ?
Vous souhaitez en apprendre davantage ? N’hésitez pas à nous appeler et nous réfléchirons ensemble aux solutions à mettre en place.

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L’événement façon « grand-messe annuelle » : quand toute l’entreprise est conviée

Les événements à forte participation ont indéniablement leurs avantages. Réunir 300 personnes dans une même salle, grosso modo la totalité de l’organigramme, à l’occasion d’un séminaire ou d’une soirée d’entreprise, c’est une façon positive de jouer sur le nombre et de valoriser les invités en tant que collectif.

Il y a là un effet galvanisant dû au nombre – synonyme de puissance, mais aussi de sécurité. C’est une excellente manière de montrer la force de frappe dont dispose votre entreprise, de rappeler à chaque collaborateur qu’il est un maillon essentiel dans la grande chaîne de valeur de votre organisation, et de leur montrer à tous qu’ils peuvent compter les uns sur les autres, comme dans une grande famille. C’est la clé de l’appartenance au groupe, au collectif, à la société. C’est la fondation sur laquelle s’édifie le sentiment de fierté professionnelle.

Forcément, ces grands événements (souvent annuels) n’ont pas pour but de générer des rencontres et de pousser les invités à tisser des liens nouveaux. Les participants vont spontanément vers ceux qu’ils connaissent déjà. Les échanges se font plutôt entre personnes ayant des affinités, au sein de groupes bien constitués. Rien de problématique là-dedans : c’est simplement ainsi que les choses se passent avec les groupes de grande taille. Et cela répond à un objectif bien particulier. Ainsi, dans un but institutionnel, lorsqu’on entend faire passer des messages corporate, ce genre d’événement massif se révèle un puissant levier de communication.

L’événement en petit comité : quand on cherche à générer des rencontres et des échanges

À l’inverse, avec les événements en petits comités (30 personnes ou moins), c’est la proximité qui domine. C’est un groupe à taille humaine, plus dynamique et plus ouvert, au sein duquel les rencontres et les échanges se font de façon plus fluide et naturelle. Le cadre est nécessairement plus intimiste (salle de réunion, grande villa, etc.) et le service personnalisé. Les participants se connaissent (ou, du moins, s’identifient) par leur nom, et chaque collaborateur est en mesure de communiquer avec tous les autres. Ces interactions sont intéressantes pour l’organisation en général, et pour l’entreprise en particulier.

Conséquemment, un événement avec un nombre plus restreint d’invités agit à plusieurs niveaux :

• il favorise le bien-être individuel,
• il crée un sentiment d’exclusivité (l’impression de faire partie des happy few),
• il renforce l’appartenance à l’entreprise (chacun se sent à sa place, valorisé, reconnu),
• il consolide la cohésion,
• il donne l’occasion au top management de se rapprocher de ses collaborateurs et d’apprendre à mieux les connaître,
• il maximise l’impact du message qu’on souhaite faire passer.

300 ou 30 invités : comment faire le bon choix pour votre événement d’entreprise ?

C’est simple : il n’y a pas de « bon » choix. Les deux types d’événements ont leurs avantages. Tous deux répondent aussi à des objectifs différents. La question n’est donc pas de savoir quel événement d’entreprise est le meilleur, mais quel choix vous allez faire en fonction des objectifs ciblés cette année : inviter toute l’entreprise en guise de démonstration de force, ou privilégier des événements avec de petits groupes pour favoriser le relationnel ?

Si vous vous décidez pour le petit comité, il restera à élaborer la liste des invités. Lorsque le nombre de conviés est limité, il est indispensable de réfléchir à une méthode de sélection : allez-vous organiser un événement par service ? Par type de métier ? Par niveau de responsabilité ? Uniquement pour la direction ? En mixant les fonctions – un peu de marketing, un soupçon de RH et une poignée de commerciaux ? Les nouveaux arrivants ? Les meilleurs commerciaux ? Tout est possible.

À ce titre, tabler sur les liens existants est une bonne chose (une même équipe déjà soudée). Mais il est intéressant, aussi, de favoriser la création de nouveaux liens entre des collaborateurs qui se connaissent mal, ou pas du tout. C’est une excellente façon de générer des connexions et de créer des synergies inédites au sein de votre organisation.

Alors, allez-vous tabler sur 300 ou sur 30 personnes ? Prenez votre décision en fonction de votre objectif !

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En quoi ça consiste ?

Le séminaire d’entreprise est idéal pour stimuler les collaborateurs, renforcer la cohésion d’équipe et valoriser le collectif, tout en proposant un événement divertissant et différenciant. Wikevent vous propose plusieurs types de formats (réunion, témoignage client, team building…). Concrètement à quoi pourrait ressembler votre séminaire d’équipe en distanciel, chacun restant chez soi en se connectant via Teams ou Zoom ?

La réunion 

Parce qu’une réunion en distanciel ne s’organise pas de la même manière qu’une réunion en présentiel, nous vous proposons différents outils au service de la dynamique de ce moment de partage. En distanciel une réunion qui se voudrait normalement exclusivement descendante devient un espace de partage. Ceci pour maintenir l’engagement et la concentration des participants. Nuages de mots, quizz, QCM, selfies pour création de la traditionnelle photo de groupe : voilà quelques exemples très utiles pour dynamiser votre réunion.

L’intervention d’un conférencier

Une partie du séminaire peut être animée par un conférencier. Ceci visant à mettre en avant le collectif et la notion de synergie des talents. Issus de domaines distincts, nos intervenants sont confrontés au quotidien aux problématiques de gestion d’équipe. Ils peuvent être issus d’univers très différents ; le sport, la gastronomie, la culture, la santé, le monde de l’entreprise et l’humanitaire n’en sont que quelques exemples.

Le déjeuner partagé

Le déjeuner d’équipe fait partie des rituels qui assurent la cohésion et favorisent le vivre-ensemble. Dans un contexte de télétravail, c’est moins évident. Wikevent a réfléchi à des solutions d’animation où chacun est derrière son écran mais où pourtant l’esprit de partage est bien présent : challenge ou défi culinaire lancé en amont, jeux permettant d’alimenter la discussion comme on le ferait au restaurant ou échanges avec un professionnel sur des sujets liés à l’alimentation au quotidien notamment. De quoi organiser un déjeuner de séminaire… savoureux !

L’après-déjeuner peut être suivi d’un team-building de votre choix permettant de réunir vos équipes pour renforcer les liens même si physiquement ils ne sont pas ensemble. Par exemple, enquête collaborative avec une Murder party, stratégie d’équipe avec un escape game, agilité et rapidité avec un multi quizz, ou encore co-construction et mémoire avec une PlayList collaborative et son Blind Test associé.

Les vrais petits + 

En amont, les équipes de Wikevent prennent en main le script de la journée en étroite collaboration avec vous pour saisir vos enjeux, vous guider dans vos choix : contenu, déroulé, dynamisation de chaque instant.

Le jour J, à vos côtés en présentiel et en distanciel pour vous soulager de toute la partie logistique et technique. Nous prenons en main l’ensemble du back office, toute la régie et l’animation de votre séminaire.
Nous gérerons l’intégralité des sources visibles à l’écran (passage de slides, bascule vers une vidéo, vers la caméra d’un intervenant ou lancement d’un quizz par exemple) pour vous laisser vous concentrer sur l’essentiel : le contenu du séminaire et la relation avec les participants.

La mise en place peut être très rapide et le coût réduit par rapport à un événement organisé en présentiel. N’attendez pas pour préparer votre événement du 1^er trimestre. Nous nous tenons à votre disposition pour étudier votre projet.

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En quoi ça consiste ?

Vous souhaitez officialiser le lancement d’un nouveau produit ou service en impliquant vos clients ? Wikevent organise une journée de présentation rythmée par des ateliers thématiques. Ceux-ci sont filmés dans vos locaux pour favoriser la proximité et l’immersion ou en studio si vos locaux ne s’y prêtent pas. Les vidéos partagées live et replay seront mises en ligne via une plateforme éphémère dédiée à vos clients et prospects. En amont, une campagne de promotion permet d’annoncer l’événement par le biais de « teasers » et d’inciter les participants à s’inscrire en sélectionnant les thématiques et ateliers qui les intéressent. Un espace « virtuel » mais bien réel de rencontre avec des « exposants et partenaires », un peu à la manière d’un salon professionnel peut également être mis en place avec des échanges live. Et pour clore l’expérience et générer des ventes, après l’événement, les participants peuvent prendre rendez-vous avec vos commerciaux grâce à un agenda virtuel.

Concrètement, comment se déroule l’événement ?

Notre plateforme éphémère embarque toutes les fonctionnalités indispensables à la préparation et au déroulement de votre journée de présentation.

Avant l’événement, les participants sont invités à :

• Découvrir le programme de la journée (thèmes des ateliers, profils des intervenants…) ;
• Télécharger des documents;
• Consulter des « vidéos teasers » présentant les sessions à venir ;
• S’inscrire sur un formulaire, accessible depuis tous les types d’appareils ;
• Choisir les ateliers qui les intéressent.

De votre côté, vous avez la possibilité d’envoyer des invitations, de relancer les destinataires qui n’ont pas encore répondu, de transmettre des informations pratiques par email (lien de connexion, changement de programme…), et de suivre la progression des inscriptions.

Le jour de l’événement, les participants sont conviés à cliquer sur un lien de connexion pour accéder à l’atelier, ou aux ateliers, qu’ils ont choisi(s). Les vidéos en direct sont réalisées depuis notre régie installée dans vos locaux ou en studio. En cours de session, une messagerie instantanée permet aux spectateurs de poser des questions et d’obtenir des réponses soit par écrit, soit à l’oral à la faveur de l’intervenant qui en aura préalablement sélectionné quelques-unes.

Dans le même temps, vous pouvez :

• Accéder à des données concernant les vidéos en cours (nombre de participants, identité de chaque spectateur…),
• Intégrer à la présentation un document ou une vidéo,
• Enregistrer la session dans l’optique de la diffuser en replay sur la plateforme.

Après l’événement, les participants peuvent prendre rendez-vous avec un commercial via l’application Calendly.

Prenez contact dès aujourd’hui avec Wikevent pour l’organisation de votre lancement de produit/service 2021.

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Choisissez un lieu éco-friendly

De nombreux sites s’engagent dans une démarche environnementale à travers des actions concrètes : politique « zéro papier », consommation d’énergie et d’eau optimisée (ampoules LED, chasses d’eau à double débit), consommables recyclés, choix de fournisseurs éco-responsables, etc. Et ce, même dans les grands centres urbains.

Optez pour l’éco-conception de l’événement

L’éco-conception s’applique à la préparation des divers aspects de l’événement.
En matière de communication, par exemple, vous pouvez privilégier les supports dématérialisés afin de consommer de moindres quantités de papier. Si vous ne pouvez pas vous passer de supports physiques, investissez dans du papier recyclé ou recyclable.
Idem pour la préparation des repas, établissez un menu en donnant la priorité aux produits locaux et de saison, moins éco-gourmands. Et n’oubliez pas de prévoir assiettes, couverts et gobelets en plastique recyclable !

Sensibilisez les participants

Organiser un événement éco-responsable, c’est bien. En profiter pour transmettre la bonne parole aux participants, c’est mieux. Proposer des animations pédagogiques autour de thématiques écologiques permettra de sensibiliser les collaborateurs et de laisser une empreinte durable dans les consciences. Quelques exemples possibles : pédalez et rechargez des appareils électroniques, participez à des opérations de reforestation, nettoyez une plage, etc.

Faites le bilan (carbone) de l’événement

Après la manifestation, dressez un bilan carbone à afficher fièrement dans vos locaux, en attendant un futur événement toujours plus éco-responsable. En substance, un bilan carbone en revient à cartographier les postes émetteurs de gaz à effet de serre induits par la conception et le déroulement de l’événement (flux d’énergie, de matières premières, de déchets et de produits). Vous trouverez des informations méthodologiques sur ce site. Mais, parce qu’il s’agit d’un processus complexe, mieux vaut se faire aider par un prestataire extérieur pour obtenir un bilan fiable (un cabinet d’étude habilité par l’Ademe). Dans l’intervalle, incitez vos collaborateurs à développer ces bons réflexes au bureau, par exemple en plaçant des poubelles de tri, en promouvant la dématérialisation des documents ou en troquant les bouteilles en plastique contre des gourdes.

A votre demande, Wikevent peut vous orienter dans vos choix et vous proposer des prestataires s’inscrivant dans cette démarche durable afin de faire de votre événement éco-friendly, un succès !

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L’incentive, une expérience hors du commun

Afin de motiver vos collaborateurs à donner le meilleur d’eux-mêmes, le contenu du gain est essentiel. Il doit être un mélange de luxe, fun et cocooning. Le choix du lieu et des activités doit générer un sentiment de valorisation : faites-les rêver ! Si on n’oublie pas pour autant les agréables sessions de ski et les raclettes partagées devant un feu de cheminée, il s’agit de viser l’inoubliable, LE souvenir que l’on gardera en mémoire pendant des années. Le but : que les heureux bénéficiaires se sentent privilégiés.

Pourquoi organiser un séjour incentive à la montagne ?

La montagne regorge d’atouts. Au-delà de l’air pur et du dépaysement, c’est surtout l’occasion de proposer des activités originales et éblouissantes. Imaginez un baptême de l’air en hélicoptère au-dessus des sommets. Que diriez-vous de construire un igloo et de prendre votre déjeuner à l’intérieur, voir même d’y passer la nuit ? Et si vous réalisiez un stage de pilotage sur glace pour devenir le roi de la glisse le temps de quelques tours ? Et pourquoi pas une excursion en ski-joëring, la version scandinave et enneigée du ski nautique où les skieurs sont tirés par un cheval.

Avec un séjour incentive à la montagne, les couloirs du bureau résonneront longtemps des récits de vos commerciaux revenus les yeux remplis d’étoiles… et regonflés à bloc !

Toute l’équipe de Wikevent est dans les starting-blocks pour vous accompagner et organiser votre incentive au top dès cet hiver !

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Sortez la tête de l’entreprise

Il y a mille et une destinations possibles pour un séminaire de comité de Direction. Une belle bastide provençale avec les grillons pour seuls compagnons, un hôtel de charme qui regarde la mer ou un grand chalet en pleine montagne pour prendre de la hauteur et un peu d’air pur…Toutes les idées sont bonnes à prendre dès lors qu’on respecte trois conditions :

• S’éloigner du siège de l’entreprise ;
• Harmoniser le lieu et l’objectif du séminaire ;
• Trouver le bon équilibre entre réflexion et loisirs.

Dans 81% des cas, la destination choisie est située à moins de 3 heures du siège*. Mais rien n’empêche de voir plus loin, à condition d’avoir un aéroport ou une gare à proximité : un joli village des Pyrénées, un Riad à Marrakech, la visite d’une entreprise performante et inspirante à Hong Kong, pourquoi pas ?

Partez plusieurs jours, plusieurs fois par an

Plus de la moitié des entreprises françaises se rassemblent quatre fois par an et plus, pour 2 jours (39 %) ou 3 jours (36 %)*. En termes de durée, il n’y a pas de règle à respecter.

3 jours suffisent pour atteindre l’objectif premier (la (re)mobilisation de l’équipe dirigeante), mais une seule journée peut avoir pour effet de renforcer l’efficacité du moment. Quant à la fréquence, elle dépend avant tout de l’actualité de l’entreprise. Notez que l’imminence d’une crise est une bonne raison d’organiser un tel événement : c’est l’occasion de réfléchir aux moyens d’y faire face et de revoir la stratégie de performance pour l’avenir.

Préparez le contenu de votre séminaire avec soin

Qui dit CoDir dit ordre du jour. Pour rentabiliser une telle rencontre, il est capital de déterminer clairement l’objectif du séminaire : s’agit-il de remercier l’équipe, de partager les priorités pour l’année à venir, de créer du lien, de revoir le rôle des équipes dans le but d’accroître les performances ?

Chaque Directeur doit avoir en tête les éléments de reporting dont il peut avoir besoin : des chiffres-clés, des tendances, mais inutile de préparer une présentation Powerpoint de 150 slides. L’idée est d’échanger, de dessiner des perspectives à soumettre au groupe, dans le but de fixer ou d’ajuster les objectifs globaux.

Confiez l’organisation de votre séminaire de comité de Direction à un professionnel

Compte tenu de la qualité des personnes conviées, un séminaire de CoDir n’est pas un événement comme les autres. Il suppose la mobilisation de toute l’équipe dirigeante et une organisation aux petits oignons, en harmonie avec ses objectifs, avec l’actualité de l’entreprise et avec le lieu choisi. En somme, cette organisation est une affaire de professionnels. Vous avez tout intérêt à la confier à une agence spécialisée qui va tout prendre en charge : le choix de la destination (à valider par vos soins), les transferts, les propositions d’activités et de soirée, la logistique (réservation des hôtels et des salles de réunion, achat en amont des tickets pour les visites et les sorties…), la gestion des prestataires sur place, etc. De cette façon, vous pourrez profiter pleinement de ce moment, surprendre votre équipe en vous concentrant sur l’essentiel : esquisser l’avenir de votre entreprise !

*Enquête Suisse Convention Bureau/Arthémuse 2016

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Tout le monde « crack » pour Dublin !

Dublin, c’est la ville typique du « crack ». Pas d’amalgame : on parle bien du mot craic prononcé à l’irlandaise, qui signifie « je passe un super moment en bonne compagnie ». À lui seul, ce terme résume l’art de vivre à la dublinoise, mélange subtil de joie, de pluie battante, de pubs archibondés et de pintes de Guinness qu’on entrechoque en criant « Cheers ! ». Loin des touristes qui s’agglutinent « là-bas au Connemara », la capitale irlandaise est une bulle de chaleur humaine où l’on aime manger, boire, rire et parler fort. Alors, oui, il faut prévoir une petite laine l’hiver et un grand parapluie l’été. Mais une bonne saucée sera toujours l’occasion de se réfugier quelque part pour déguster un Irish stew ou un seafood chowder, le tout arrosé de whiskey. Et gare à vous si vous prononcez « whisky » !

5 défis à relever à Dublin

1. Commander un demi de bière sans se faire charrier (à Dublin, c’est une pinte ou rien !).
2. Comprendre les règles du hurling (le foot gaélique).
3. Prendre un bain dans l’eau glaciale de la baie.
4. Confondre un Irlandais avec un Anglais (sans se prendre une rouste).
5. Exécuter une gigue en pleine rue.

Cascais, la petite Saint-Tropez

Il y a Lisbonne l’enjôleuse, Evora la ville-musée, Porto la divine… Et Cascais la balnéaire. Tout à l’ouest du Portugal, Cascais (prononcez [Cache-Caille]) est la station favorite de la haute société lisboète et des têtes couronnées. Ce n’est pas pour rien qu’on l’appelle la « petite Saint-Tropez » ! Une réputation confirmée par la succession d’hôtels de luxe, de restaurants chics et de villas à faire pâlir d’envie les stars d’Hollywood. À Cascais, vous avez le choix : profiter des plages langoureuses et pratiquer le windsurf dans les vagues. Ou parcourir les ruelles escarpées du centre-ville, véritable signature urbaine nationale, au risque de vous égarer entre deux immeubles historiques. Pas de panique : réputé pour sa prévenance, le Portugais viendra vite à votre rescousse pour vous diriger vers un restaurant familial ou un concert de fado.

5 plats à déguster à Cascais

• L’une des 365 recettes différentes de morue (oui, autant qu’il y a de jours dans l’année !).
• les rissoles à la viande (beignets salés)
• les beignets de potiron au sucre et à la cannelle
• les pastéís de nata (petits flans portugais)
• Une bonne bouteille de vin rouge local.

Alors, entre imperméable et bikini, quel sera votre choix ?

Pour réussir votre prochain événement d’entreprise, pensez à nous contacter !

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Officialiser les décisions

Au-delà du lien social que cela permet de renforcer, il faut aussi réfléchir à ce qu’il est possible de tirer d’un séminaire d’un point de vue professionnel. Cela doit permettre d’apporter des évolutions pérennes au sein des équipes.

Un débriefing résumera les temps forts et confirmera en équipe les résolutions prises durant cette “session hors les murs”. On peut d’ailleurs officialiser les décisions prises ou les nouvelles méthodes adoptées en rédigeant avec eux une charte ou tout autre document en interne.

Apporter un nouveau souffle

Dès le retour dans les bureaux, les managers s’assurent de l’intérêt de ces temps à part et échangent avec leur équipe sur ce qui a été véritablement constructif. Les séminaires peuvent être un vrai déclic chez les managers qui organisent alors des moments conviviaux ou des réunions informelles plus souvent. Des instants souvent salvateurs permettant à chacun de trouver sa place, de se remobiliser et de trouver des solutions concrètes aux problématiques du moment. “Quand on rentre lundi au bureau, on laisse le costume qu’on avait avant et on reprend celui qu’on a créé aujourd’hui. ” Dominique Gresse, McDonald’s France Services, Direction des systèmes d’information et du digital, après un séminaire de 2 jours, 2 nuits en baie de Somme (mai 2018).

S’approprier l’évènement

Pour garder à l’esprit les effets positifs d’un séminaire, on peut projeter un film, afficher les photos des moments forts, exposer les créations réalisées, afficher les décisions prises, communiquer sur les réseaux sociaux, etc. Pour pérenniser cet évènement ponctuel et l’inscrire dans le temps, il est important que les collaborateurs se l’approprient :

Chez U, nous avons partagé et diffusé les photos via notre réseau social interne et j’ai sollicité tous les collaborateurs à également publier leurs propres clichés et leurs commentaires sur cet après-midi [sur les réseaux sociaux].

Carole Auzier, Système U Enseigne, Direction Sud Est, suite à des olympiades organisées pour 200 collaborateurs du siège régional du Sud Est (à Vendargues en juillet 2018). En effet, n’oublions pas que les séminaires peuvent être une formidable ressource pour le service communication qui peut reprendre ces temps forts et valoriser l’image de l’entreprise tant en interne qu’en externe.

Pour assurer l’efficacité du séminaire que vous organisez, définissez toujours en amont vos objectifs, ce que vous souhaitez en tirer. Cela vous guidera dans la recherche du lieu et dans les activités que vous proposerez aux participants.

Pour réussir votre prochain événement d’entreprise, pensez à nous contacter !

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