1. Préparez votre séminaire plusieurs mois à l’avance

En organisant votre séminaire à l’avance, vous disposez d’un plus grand choix de lieux et d’activités, et de prix plus attractifs – la plupart des hôtels et autres lieux d’événements pratiquant le « yield pricing » (le fait de proposer des chambres à des prix différents en fonction de l’offre et de la demande). C’est aussi la meilleure façon de ne rien oublier. Dans l’idéal, organisez-vous au moins quatre ou six mois en amont de la date prévue.

2. Fixez des objectifs pour votre événement d’entreprise

Des objectifs clairs, explicites et précis : telle est la condition sine qua non pour faire les bons choix. C’est en vous référant aux objectifs stratégiques que vous pourrez sélectionner les lieux et les activités pertinents, définir le planning (réunions, sous-commissions…) et établir le tempo de l’événement (conférence, repas, ateliers…). Car chaque séminaire se prépare sur-mesure au regard des objectifs à atteindre.

3. Validez en amont le nombre de participants

Prévoyez-vous 10, 50 ou 500 participants à votre séminaire ? Il est essentiel de valider en amont le nombre de personnes attendues, afin de choisir un lieu adapté et de réserver les activités et animations. Notre recommandation, c’est de fixer une date limite d’inscription au-delà de laquelle le nombre de participants sera fixé (avec une marge de manœuvre pour pallier les annulations), et de vous y tenir. Sinon, c’est toute l’organisation qu’il faut revoir.

4. Définissez votre budget

Le budget varie en fonction du type d’événement, du nombre de participants, du lieu choisi et des activités proposées. Selon que vous organisez un séminaire de quatre jours dans un hôtel haut de gamme ou que vous réunissez vos collaborateurs dans le parc situé en face des bureaux, les dépenses à prévoir seront forcément très différentes. Une bonne connaissance des participants est indispensable pour sélectionner le lieu et les activités qui leur plairont, dans la limite du montant que vous estimez devoir investir.

5. Identifiez les personnes clés pour s’occuper du projet

L’organisation d’un séminaire d’entreprise est un projet à part entière. Il faut donc la confier à des personnes clés (un ou des responsable(s) et des interlocuteurs de chaque instant) et partager les tâches, en tenant compte des forces de chacun (une personne pour établir le rétro-planning, une autre pour contacter les prestataires, etc.). Si vous ne trouvez pas les bonnes personnes en interne ou si leur charge de travail ne leur permet pas de se libérer, faites-vous accompagner par une agence pour tout ou partie du projet.

6. Établissez un rétro-planning

Le rétro-planning est le road book de votre événement : il réunit toutes les composantes essentielles de l’organisation – la logistique, les participants, les prestataires, les actions de communication, les tâches à accomplir… Ce document, pour être fonctionnel et assurer une bonne coordination globale, doit répondre aux questions qui, quoi, quand, où et comment.

7. Communiquez sur votre séminaire

Organiser le séminaire ne suffit pas : il faut le rendre visible avant et après. En amont, pour que les collaborateurs soient informés de son existence, par exemple grâce à une plateforme interne permettant de se renseigner et de s’inscrire. En aval, pour maintenir les retombées positives de l’événement en relayant des photos, des vidéos ou des témoignages, en proposant des ateliers en lien avec les activités du séminaire, etc.

8. Garantissez l’accessibilité de l’événement

La question des déplacements est centrale pour un séminaire d’entreprise, l’idée étant de faciliter la venue du plus grand nombre. Deux options :

• Faire partir tout le monde du même lieu (du bureau, par exemple).
• Laisser à chacun le soin de venir par ses propres moyens, ce qui suppose de fournir toutes les informations utiles en amont (adresse, itinéraire) et de prévoir suffisamment de places de stationnement pour ceux qui viennent en voiture.

9. Préparez des plans B pour éviter les mauvaises surprises

Même avec une organisation ultra-précise, il est impossible de tout contrôler. Prenez la météo : si les conditions climatiques sont défavorables le jour J, vous pourrez dire adieu à votre rallye nautique ou à votre balade en montgolfière. Il est donc important de toujours prévoir des alternatives afin de ne pas laisser les participants sans activité, et toujours, bien sûr, en gardant en ligne de mire les objectifs poursuivis.

10. Renseignez-vous sur les conditions d’annulation avec vos prestataires

Enfin, il est indispensable de discuter avec vos prestataires des conditions d’annulation (partielle ou totale), par exemple en cas de désistements trop nombreux ou de mauvais temps. En général, les prestataires imposent une deadline au-delà de laquelle les modifications ne sont plus possibles : les avoir en tête en permanence est un excellent moyen de limiter la casse !

Ces conseils vous aideront à organiser le séminaire d’entreprise qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Et si vous avez besoin d’un coup de main, il reste toujours la possibilité de confier tout ou partie de votre événement à Wikevent !

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Le client

La demande émanait d’une importante société spécialisée dans l’expertise en assurance, leader de l’accompagnement des particuliers, la Société Saretec. Forte de 1 500 collaborateurs et présente sur l’ensemble du territoire français, elle a confié à l’agence Wikevent l’organisation d’une petite vingtaine de séminaires en distanciel, chacun réunissant environ 70 à 80 personnes pendant une journée complète.

Les problématiques

Pour ce client, l’organisation d’un séminaire unique, en présentiel, était exclue. Pas à cause du nombre de participants (toute l’entreprise était invitée), mais en raison de trois contraintes :

1. La nécessité de garantir la continuité du contact avec les clients (ce qui supposait de pouvoir compter à tout moment sur des collaborateurs disponibles).
2. L’éclatement géographique des participants (la société ayant des bureaux dans toute la France).
3. L’interdiction des rassemblements dans le contexte sanitaire que l’on connaît (la première prise de contact a eu lieu en novembre 2020, et les séminaires étaient prévus pour le 1^er semestre 2021).

De plus, chaque séminaire devait suivre un programme bien précis. D’abord, une réunion (d’une à deux heures), puis une conférence sur le faire-équipe, animée par un conférencier professionnel. Ensuite, une pause déjeuner animée elle aussi (hors cours de cuisine déjà expérimenté par le passé). Enfin, une activité de team building. Le tout devait avoir lieu sur la plateforme Teams de Microsoft, à la demande du client.

Néanmoins, l’objectif à atteindre restait le même que dans le cadre d’un séminaire traditionnel en présentiel, à savoir : impliquer les participants, favoriser le faire-équipe, et montrer aux collaborateurs qu’ils font partie d’une équipe solidaire et complémentaire, indépendamment de leur métier et de leur lieu de travail.

Les solutions apportées par Wikevent

Pour répondre à ces problématiques, nous avons travaillé sur trois points essentiels : l’implication des participants, l’humanisation de l’événement, et l’accompagnement pour le client.

Impliquer les participants en proposant un événement digital aussi proche que possible de sa version en présentiel

La participation à un événement physique s’accompagne d’un certain nombre de rituels qui favorisent l’implication : on arrive quelques minutes avant la réunion pour déposer ses affaires au vestiaire et prendre un café avec les collègues ; on déjeune tous ensemble ; on échange pendant la réunion ; on débriefe une fois celle-ci terminée ; etc.

Pour veiller à l’implication des collaborateurs, nous avons donc organisé chaque séminaire en transposant en ligne ces « moments partagés ». Dans ce but, nous avons mis en place :

• un « café d’accueil » 30 minutes avant le début de la réunion pour permettre aux participants de s’installer virtuellement (lancer l’application, vérifier le fonctionnement du micro et des enceintes, échanger avec les collègues, etc.) ;
• des animations, au choix, pour créer du lien entre les participants (l’une d’elles consistait à montrer la vue depuis ses fenêtres, à l’aide de la caméra de l’ordinateur, et de partager un peu de sa réalité et de son quotidien à la maison) ;
• des animations pendant le déjeuner (challenges culinaires et autres jeux collaboratifs) ;
• des leviers d’interactivité pendant les interventions (réunion et conférence), avec nuages de mots et questionnaires, afin de les rendre plus vivantes et ludiques ;
• une activité team building à la carte (Escape Game, blind test musical, multi-quiz, création d’une playlist « régionale », etc.) ;
• La réalisation d’une photo d’équipe via l’assemblage de tous les selfies recueillis pendant la journée de séminaire ;
• un débriefing, suite à la conclusion du directeur régional, sous la forme d’une question : « que retenez-vous de cette journée ? ».

Humaniser l’événement et créer des souvenirs communs

Toutes ces activités avaient pour but de pousser les participants à interagir entre eux, à apprendre à mieux se connaître, à se (re)découvrir dans un cadre plus intimiste, et in fine à créer des souvenirs communs.

Dans un contexte difficile, avec des collaborateurs en télétravail et une absence quasi-totale de liens professionnels en présentiel depuis plusieurs mois (sans parler de l’impossibilité de faire des choses autrefois aussi simples que de partager un repas au restaurant avec ses collègues), ces séminaires en comité restreint ont apporté aux participants une vraie valeur ajoutée.

De plus, nous avons fait en sorte que chaque événement se différencie des autres, en permettant à chaque directeur régional de choisir les animations à proposer aux collaborateurs. Il était ainsi possible de surprendre les participants grâce à des contenus différents des précédents séminaires.

Proposer un accompagnement de A à Z pour simplifier la vie du client

Enfin, nous nous sommes attachés à prodiguer au client un accompagnement complet, à la fois pour l’organisation et pour le déroulement de chacun des dix-huit séminaires régionaux. L’agence s’est occupée de créer les contenus, d’animer chaque événement et de gérer les participants (invitations, relances, envoi des formulaires de participation aux différentes animations, etc.).

Le bilan

Suite aux séminaires, nous avons reçu des retours très positifs de la part des participants. Alors que de nombreux collaborateurs se montraient réticents à l’idée d’assister à cet événement en ligne, tous ont reconnu après coup avoir passé un excellent moment dont ils se souviendront longtemps. Mieux encore : ils ont eu l’impression de passer réellement la journée avec leurs collègues… comme autrefois !

Et du point de vue du client commanditaire de ces événements, objectif atteint également bien entendu, avec, cerise sur le gâteau, un rapport bénéfices/ coûts hyper optimisé.

Et si vous aussi vous tentiez l’expérience d’une journée de séminaire à distance reprenant tous les codes du séminaire traditionnel ?
Vous souhaitez en apprendre davantage ? N’hésitez pas à nous appeler et nous réfléchirons ensemble aux solutions à mettre en place.

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L’événement façon « grand-messe annuelle » : quand toute l’entreprise est conviée

Les événements à forte participation ont indéniablement leurs avantages. Réunir 300 personnes dans une même salle, grosso modo la totalité de l’organigramme, à l’occasion d’un séminaire ou d’une soirée d’entreprise, c’est une façon positive de jouer sur le nombre et de valoriser les invités en tant que collectif.

Il y a là un effet galvanisant dû au nombre – synonyme de puissance, mais aussi de sécurité. C’est une excellente manière de montrer la force de frappe dont dispose votre entreprise, de rappeler à chaque collaborateur qu’il est un maillon essentiel dans la grande chaîne de valeur de votre organisation, et de leur montrer à tous qu’ils peuvent compter les uns sur les autres, comme dans une grande famille. C’est la clé de l’appartenance au groupe, au collectif, à la société. C’est la fondation sur laquelle s’édifie le sentiment de fierté professionnelle.

Forcément, ces grands événements (souvent annuels) n’ont pas pour but de générer des rencontres et de pousser les invités à tisser des liens nouveaux. Les participants vont spontanément vers ceux qu’ils connaissent déjà. Les échanges se font plutôt entre personnes ayant des affinités, au sein de groupes bien constitués. Rien de problématique là-dedans : c’est simplement ainsi que les choses se passent avec les groupes de grande taille. Et cela répond à un objectif bien particulier. Ainsi, dans un but institutionnel, lorsqu’on entend faire passer des messages corporate, ce genre d’événement massif se révèle un puissant levier de communication.

L’événement en petit comité : quand on cherche à générer des rencontres et des échanges

À l’inverse, avec les événements en petits comités (30 personnes ou moins), c’est la proximité qui domine. C’est un groupe à taille humaine, plus dynamique et plus ouvert, au sein duquel les rencontres et les échanges se font de façon plus fluide et naturelle. Le cadre est nécessairement plus intimiste (salle de réunion, grande villa, etc.) et le service personnalisé. Les participants se connaissent (ou, du moins, s’identifient) par leur nom, et chaque collaborateur est en mesure de communiquer avec tous les autres. Ces interactions sont intéressantes pour l’organisation en général, et pour l’entreprise en particulier.

Conséquemment, un événement avec un nombre plus restreint d’invités agit à plusieurs niveaux :

• il favorise le bien-être individuel,
• il crée un sentiment d’exclusivité (l’impression de faire partie des happy few),
• il renforce l’appartenance à l’entreprise (chacun se sent à sa place, valorisé, reconnu),
• il consolide la cohésion,
• il donne l’occasion au top management de se rapprocher de ses collaborateurs et d’apprendre à mieux les connaître,
• il maximise l’impact du message qu’on souhaite faire passer.

300 ou 30 invités : comment faire le bon choix pour votre événement d’entreprise ?

C’est simple : il n’y a pas de « bon » choix. Les deux types d’événements ont leurs avantages. Tous deux répondent aussi à des objectifs différents. La question n’est donc pas de savoir quel événement d’entreprise est le meilleur, mais quel choix vous allez faire en fonction des objectifs ciblés cette année : inviter toute l’entreprise en guise de démonstration de force, ou privilégier des événements avec de petits groupes pour favoriser le relationnel ?

Si vous vous décidez pour le petit comité, il restera à élaborer la liste des invités. Lorsque le nombre de conviés est limité, il est indispensable de réfléchir à une méthode de sélection : allez-vous organiser un événement par service ? Par type de métier ? Par niveau de responsabilité ? Uniquement pour la direction ? En mixant les fonctions – un peu de marketing, un soupçon de RH et une poignée de commerciaux ? Les nouveaux arrivants ? Les meilleurs commerciaux ? Tout est possible.

À ce titre, tabler sur les liens existants est une bonne chose (une même équipe déjà soudée). Mais il est intéressant, aussi, de favoriser la création de nouveaux liens entre des collaborateurs qui se connaissent mal, ou pas du tout. C’est une excellente façon de générer des connexions et de créer des synergies inédites au sein de votre organisation.

Alors, allez-vous tabler sur 300 ou sur 30 personnes ? Prenez votre décision en fonction de votre objectif !

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L’externalisation permanente de votre organisation d’événements : disposer d’une agence à demeure

Oui, l’externalisation permanente. En substance : ne plus confier à Wikevent l’organisation d’un événement de temps en temps, mais intégrerl’équipe à votre organigramme pour en faire un acteur à part entière de l’entreprise et de sa stratégie de communication. Tisser un partenariat de long terme plutôt que de nous faire intervenir ponctuellement. Et nous confier l’organisation de vos événements tout au long de l’année. En bref, disposer d’une agence événementielle à demeure.

Ce principe d’externalisation pérenne de la fonction événementielle fait sens lorsqu’une entreprise organise plusieurs événements annuels. Et vous n’y pensez peut-être pas, mais les occasions sont nombreuses de rassembler les collaborateurs : réunions du CoDir, séminaire, convention nationale du réseau de distribution, soirée de Noël et du Nouvel An, incentive de la force de vente, team building RH, etc.

Les avantages de l’externalisation permanente de la fonction événementielle

L’idée de faire d’une agence événementielle un partenaire à part entière de votre entreprise peut sembler surprenante. C’est pourtant une solution riche en avantages :

• Notre expertise est en phase avec vos besoins réels. Parce que nous avançons à vos côtés, nous bénéficions d’une connaissance aiguë de votre stratégie de communication et de vos enjeux – bien plus qu’une agence qui n’intervient que ponctuellement. Non seulement notre implication est totale (comme toujours !) mais notre connaissance approfondie de l’entreprise nous confère un vrai sentiment d’appartenance. Résultat : vous êtes guidé avec plus de pertinence quant au choix du bon événement, du bon public et du bon timing.
• Nous prenons en charge tous vos événements de A à Z, depuis la conception (en tenant compte de vos contraintes et de vos objectifs) jusqu’au suivi de leur impact sur la vie de votre entreprise, en passant par la communication en amont et en aval.
• Vous profitez de notre solide et vaste réseau de partenaires, parmi les plus qualifiés dans leur domaine respectif. Chez Wikevent, nous travaillons depuis des années avec les mêmes prestataires. Nous les avons testés et approuvés au fil des événements que nous avons organisés. Pour cette raison, nous pouvons vous garantir l’accès aux meilleures prestations à tous les niveaux… et aux solutions les plus judicieuses en termes de coûts.
• Vous optimisez vos coûts événementiels. Bien qu’il soit difficile de prévoir un budget fixe longtemps à l’avance (surtout lorsqu’on bâtit des événements sur-mesure), nous pouvons définir une approche budgétaire cohérente pour l’année à venir. Cela, grâce à une visibilité à long terme sur votre planning d’événements à organiser, et à des honoraires d’agence convenus en amont. Cela vous permet d’optimiser vos coûts.
• Vous gagnez en temps et en productivité. En déléguant de façon permanente l’organisation de vos événements à Wikevent, vous ne gaspillez pas vos précieuses ressources : vous pouvez réduire votre équipe projet à sa portion congrue et nous faire entièrement confiance. Conséquence : vous vous concentrez sur ce que vous savez faire le mieux (votre cœur de métier), ce qui se traduit par un gain notable en temps, en productivité et en qualité d’expérience client. Votre image de marque n’en sera que meilleure !

En conclusion, l’externalisation permanente de vos événements auprès d’une agence unique, comme Wikevent, vous permet de bénéficier d’un partenaire qui s’engage sur le long terme, connaît vos besoins sur le bout des doigts, et maîtrise les attentes de vos différents publics. Avec, à la clé, des événements toujours plus qualitatifspour vos collaborateurs et plus pertinents pour atteindre vos objectifs.

L’article Organisation d’événements : et si vous passiez à l’externalisation permanente ? est apparu en premier sur Wikevent.

La Murder Party digitale : un team building qui mêle coopération, réflexion et divertissement

Notre client souhaitait organiser une activité pour sa trentaine de collaborateurs, avec un double objectif en tête : favoriser les liens entre les services (ressources humaines, comptabilité, ventes, communication…) et renforcer l’appartenance des collaborateurs à l’entreprise. Dans le contexte sanitaire de ces derniers mois, il était toutefois difficile d’imaginer un événement physique. Nous avons donc proposé une alternative : la Murder Party en ligne.

Ce « Cluedo » version digitale a l’avantage de réunir un grand nombre de participants à distance et de déployer une approche ludique du team building. Chaque collaborateur se connecte depuis son ordinateur personnel ou sa tablette, et prend part à une enquête riche en rebondissements. Au cœur de l’histoire, il y a un meurtre mystérieux : celui d’un amateur d’exploration urbaine (cette tendance qui consiste à visiter des lieux abandonnés : bâtiments, usines, châteaux…) dont le corps est retrouvé de bon matin. Sur cette base, les participants se sont alliés pour identifier le coupable, le mobile et l’arme du crime, à l’aide des indices qu’ils ont eux-mêmes analysés et des témoignages recueillis.

La Murder Party valorise la coopération et la réflexion – par équipes, on se creuse les méninges pour faire avancer l’enquête, on échange des idées, on partage des informations. À ces bénéfices vient s’ajouter l’aspect ludique du jeu : dans sa version digitale, l’événement prend la forme d’un jeu vidéo interactif, avec de vrais comédiens pour interpréter les différents rôles. Interrogés une fois le mystère résolu (mais pas question de spoiler !), les collaborateurs ont plébiscité la plateforme technique mise en place pour l’événement, idéalement conçue pour faciliter les échanges et le cumul des indices. Ils ont également apprécié le travail des animateurs, si parfaits dans leurs rôles qu’ils semblaient ne jamais vouloir les quitter ! L’un des managers de l’entreprise, Martin, nous a partagé son enthousiasme : « Au départ, j’étais un peu réticent à l’idée de faire une murder en ligne. Mais au final, je ne pensais pas qu’on se serait autant amusés ! Les animateurs ont su garder leur dynamisme tout du long pour ne pas faire retomber le rythme et nous faire avancer dans l’histoire. »

La chasse au trésor sur trottinette électrique : un team building efficace et original dans un cadre incomparable

À la levée des mesures gouvernementales, nous avons organisé un événement physique en plein air. Cela nous permettait de réunir un maximum de collaborateurs – séparés en plusieurs groupes – sans subir le plafonnement imposé dans les espaces clos. Les participants se sont lancés à l’aventure dans une chasse au trésor riche en découvertes et en énigmes.

Pour l’occasion, nous avons mis au point un scénario mêlant intrigue historique et exploration moderne. Les participants avaient pour mission de retrouver une bague d’une valeur inestimable, remise par Marie-Antoinette à son geôlier quelques instants avant son exécution publique le 16 octobre 1793. Avec le cœur de Paris comme décor et des trottinettes électriques comme véhicules, les collaborateurs ont découvert des lieux magiques tout en faisant avancer l’histoire.

Avant de lancer nos participants sur les routes, nous avons organisé un cours de conduite sur des chemins balisés afin que chacun apprenne à prendre en main sa trottinette électrique. La chasse au trésor s’est déroulée dans des rues éloignées des voies fréquentées et a emprunté des pistes cyclables sécurisées.

Ce type d’événement met en avant l’aspect coopératif, en encourageant les participants, répartis en équipes, à échanger idées et points de vue pour faire progresser l’intrigue. Il permet aussi aux collaborateurs de se dégourdir les jambes hors du bureau pendant deux heures. Au passage, nous avons voulu soigner le cadre (le cœur historique de Paris) et proposer une véritable (re)découverte de lieux connus. Les participants ont apprécié la balade, la qualité du scénario et les éclats de rire échangés. L’une des participantes, Mélanie, nous a confié : « je suis très fière de travailler pour cette entreprise, qui prend soin de ses salariés et qui ne manque pas de créativité pour nous faire passer un bon moment entre nous ! » En bonus, ils sont devenus des pros de la trottinette !

Cet exemple concret de team-buildings montre qu’il est tout à fait possible d’organiser des événements en ligne et en présentiel, en alternance, dans le respect des précautions sanitaires et des consignes de sécurité. Vos collaborateurs ont certainement besoin de reprendre un peu de souffle et de sentir à nouveau le « faire-équipe ». Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer ?

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À quoi peut-on s’attendre pour les prochains mois dans le domaine de l’événementiel ?

La vie « normale » serait-elle en train de reprendre son cours ? En tout cas, l’avancée de la vaccination (synonyme, à terme, d’immunité collective) donne bon espoir pour une relance des activités événementielles dans le courant de l’été.

À ce titre, il faut s’attendre à une relance progressive des événements en présentiel, avec des jauges plafonnées qui augmenteront petit à petit, comme le montre l’exemple de Singapour où les jauges sont passées de 50 personnes à l’été 2020 à 250 personnes en octobre, et devraient être relevées à 750 participants fin avril 2021. On peut donc légitimement compter sur des événements d’entreprise de nouveau en présentiel d’ici la rentrée de septembre prochain, mais avec un nombre limité de participants, et dans des conditions adaptées à la situation sanitaire.

Les professionnels de l’événementiel sont prêts à repartir dès que le coup de sifflet sera donné. Et vous ? Avez-vous d’ores et déjà des projets événementiels corporate pour vos équipes ou vos clients ? C’est le moment de vous préparer : avec la reprise en ligne de mire, les professionnels se mobilisent, les opérateurs offrent un large choix de destinations et de sites d’accueil, et les prestataires appliquent encore pour le moment des conditions d’annulation ou de report très avantageuses.

À quoi ressembleront vos prochains événements d’entreprise ?

Pour autant, difficile d’imaginer un retour complet à la normale. Les prochains événements B2B qui se tiendront en présentiel seront forcément différents de l’avant-pandémie. À quel point ?

D’abord, il s’agira de respecter (encore et toujours) les consignes de sécurité sanitaire. Distances entre les personnes et gestes barrières continueront d’être de mise, ne serait-ce que pour rassurer les participants. Cela impliquera de…

• Privilégier des salles offrant un grand nombre de places, de façon à respecter la distanciation sociale (une chaise sur deux occupée en réunion plénière, par exemple) ;
• Prévoir des espaces suffisamment grands pour installer plusieurs zones de restauration et de rafraîchissement, ainsi que de multiples vestiaires, de façon à éviter les regroupements trop importants de personnes aux mêmes moments ;
• Choisir des salles disposant d’une aération (naturelle) suffisante, avec obligation de prendre des pauses régulières pour ouvrir les fenêtres ;
• Mettre à disposition des participants des masques et du gel hydroalcoolique tant que les autorités sanitaires ne suspendront pas cette obligation ;
• Envisager (si possible) des événements en extérieur, dans un jardin ou dans un parc. Cela apportera une valeur-ajoutée certaine à votre événement ;
• Adapter les conditions d’hébergement aux circonstances, avec exclusivement des chambres « single » dans les hôtels pour les participants (sauf pour les couples).

Il faudra, ensuite, employer des outils permettant aux événements de se dérouler dans des conditions de sécurité optimales. Par exemple, en digitalisant une partie de l’événement, à l’instar du check-in qui peut devenir automatique : les participants reçoivent en amont un bracelet électronique qui leur suffira de passer devant une borne le jour J pour signaler leur présence. Ou bien en utilisant des badges connectés et géolocalisés, permettant de vérifier que les mesures de distanciation sont bien respectées (en prévention de la contamination), et pour simplifier la recherche de l’historique des contacts entre les personnes (en cas de contagion, pour stopper la propagation du virus). Ceci sera particulièrement apprécié sur les salons, congrès et très grands rassemblements.

Le choix de l’hybride pour une transition tout en douceur

Ces futurs événements seront caractérisés par une organisation plus complexe et une logistique plus lourde. C’est pourquoi une bonne solution consiste à faire le choix de l’hybride, et à offrir aux participants la possibilité d’être présents physiquement (s’ils le souhaitent ou s’ils le peuvent) ou de vivre l’événement à distance (comme nous le faisons actuellement pour les manifestations intégralement digitales). De quoi permettre à l’événement de se tenir « en vrai ».

Cette alternative fonctionne à merveille pour les événements informatifs, pour le networking, pour les démonstrations de produits, et même pour les activités de team building. Au passage, c’est un excellent levier pour attirer un plus grand nombre de participants tout en respectant les futures jauges. Quant aux événements d’entreprise qui ne se prêtent pas à l’hybride, comme les incentive, il est toujours possible d’envisager des adaptations permettant du 100 % présentiel, avec par exemple un nombre réduit de participants ou une division en groupes de petite taille.

Après plus d’un an sans rencontres physiques, les événements B2B s’apprêtent à reprendre le chemin du présentiel. Des événements qui, néanmoins, auront changé de visage : en partie hybrides pour quelque temps encore, très qualitatifs, sans doute moins ostentatoires, mais aussi plus authentiques que jamais en mettant les relations humaines au cœur de chaque instant. À vos agendas !

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L’assemblée générale annuelle sera digitale (ou ne sera pas)

Dans des conditions normales, l’assemblée générale de 3AF se tient chaque année en présentiel et est une occasion pour les membres de se rencontrer. Mais en 2020, la situation était tout sauf « normale ». L’événement a d’abord été repoussé en septembre, puis reporté une nouvelle fois en décembre faute de pouvoir être organisé en présentiel.

Souhaitant tenir cette assemblée générale avant la fin de l’année, le Président et le Bureau ont fait le choix (contraint) du distanciel. 3AF a confié cette mission à Wikevent en présentant des besoins spécifiques : parce qu’il s’agissait d’une réunion officielle, il était nécessaire de pouvoir soumettre des résolutions au vote pendant l’événement, en toute sécurité.

Les solutions apportées par Wikevent

L’organisation de l’événement s’est déroulée en deux temps : la phase préparatoire et la tenue de l’assemblée générale.

En amont de l’événement l’agence s’est chargée de :

• Créer un site web éphémère consacré à la tenue de l’assemblée générale de 3AF, avec mise à disposition du programme et des résolutions soumises au vote ;
• Lancer une campagne d’emailing à destination des membres de l’association concernés par l’AG, soit environ 1 400 personnes, dans des délais extrêmement serrés : toutes les convocations devaient être transmises en moins de trois semaines afin de respecter l’obligation de convoquer les participants au moins deux mois avant le jour J (le 16 décembre) ;
• Mettre en ligne la plateforme sur laquelle allait se dérouler l’assemblée générale dématérialisée, et adresser une invitation avec lien de connexion à tous les participants, avec accès à une interface distincte en fonction du statut des participants (avec ou sans droit de vote) ;
• Mettre en place une hotline pour répondre aux questions des futurs participants autour de l’utilisation de la plateforme, avec accompagnement au cas par cas (des niveaux de maîtrise en informatique très variés représentaient un gros frein à la participation de certains membres).

Le jour J, l’agence a pris en charge le déroulement de l’assemblée générale en envoyant une partie de son équipe technique chez le client. Les intervenants habitant près du siège parisien étaient présents sur place, les autres (un peu partout sur le territoire français) y participaient à distance via la plateforme mise en place par Wikevent. Une installation mêlant vidéo et son permettait de visualiser et d’entendre tous les intervenants en même temps (chacun respectant son temps de passage et de parole).

La plateforme embarquait un système de vote en ligne sécurisé : en amont pour ceux qui ne pouvaient pas être présents le jour J ou en direct live pour tous les présents. Il n’était pas possible de voter en amont de l’AG par courrier. Ce système permettait de s’affranchir des traditionnels pouvoirs conférés aux autres membres, parfois fastidieux à mettre en place, particulièrement à distance. Durant la session, les participants avaient l’opportunité de poser des questions écrites auxquelles les membres du Bureau répondaient à l’issue de chaque point.

Une fois l’assemblée générale terminée, le replay de la session a été mis à la disposition des membres de l’association et les votes ont été dépouillés.

Ce que 3AF retient de la prestation de Wikevent

Chez 3AF, on a souligné la qualité technique de l’outil mis en place par Wikevent (édifié à partir de zéro) et l’intérêt du replay, la réunion ayant été enregistrée dans son intégralité. Une option qui ne faisait pas partie du cahier des charges initial mais qui a permis aux membres du Bureau de revoir la session, de travailler en vue de la prochaine assemblée générale (posture, débit de parole…), et de prouver que tous les points prévus à l’ordre du jour ont bel et bien été abordés.

Mais ce qui a impressionné, c’est surtout la façon dont a été menée la phase de préparation : avec « énormément de minutie et une précision remarquables », constate le Directeur Général Michel Assouline. « Il faut saluer le niveau de préparation, irréprochable, et le sens du service dont Wikevent a fait preuve pendant toute la prestation. » L’idée de la hotline a également suscité l’enthousiasme, un point d’autant plus important qu’il s’agissait d’« une audience assez difficile, voire méfiante, vis-à-vis de l’utilisation des outils digitaux ».

Au final, cet événement a été « une belle réussite » pour Aude, Responsable événementiel chez 3AF. « Wikevent a fait preuve de professionnalisme, d’adaptabilité, et d’une grande compréhension vis-à-vis de notre situation ; des qualités qui se sont avérées essentielles. » Un succès qui fera des petits : l’association a d’ores et déjà prévu de confier à l’agence l’organisation de son assemblée générale 2021.

Un nouvel événement d’entreprise pour étoffer notre offre digitale

À travers l’organisation de l’AG de 3AF, nous avons démontré notre capacité à assumer techniquement un événement de cette ampleur en tenant compte des exigences du client, et en rassurant des participants pas toujours à l’aise avec les outils digitaux grâce à une hotline dédiée.

Cette expérience enrichissante nous a permis d’étoffer notre catalogue d’offres digitales, de sorte que l’assemblée générale est venue s’ajouter à nos événements 100 % en ligne.

N’hésitez pas à confier votre projet événement digital aux équipes de Wikevent qui sauront trouver la solution adéquate et qui vous accompagneront dans la mise en œuvre.

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Le digital dans l’événementiel : une opportunité avant tout

On pourrait voir la prépondérance du digital dans les événements d’entreprise comme une contrainte avec laquelle il faut composer. La vérité, c’est qu’il s’agit surtout d’une opportunité.

Grâce au digital – et à la rapidité avec laquelle les entreprises se sont adaptées à cette nouvelle donne – de nombreux événements qui auraient dû passer à l’as ont été maintenus. Sous une forme différente, certes, mais avec des résultats similaires. Le digital a sauvé les meubles, mais il a également permis au bateau de rester à flot.

Le distanciel offre aussi des avantages concrets. Il permet, par exemple, d’organiser des événements à tout moment. Ou de toucher un public bien plus large, puisqu’il n’y a pas de contrainte d’espace (on peut inviter jusqu’à 10 fois plus de participants). Sans oublier que ça ne coûte pas toujours plus cher d’augmenter les jauges !

Une adaptation forcée et rapide de tous les acteurs de l’événementiel

Si la situation sanitaire a pris tout le monde de court, force est de constater que les acteurs de l’événementiel se sont rapidement adaptés. La résilience n’explique pas tout. En l’occurrence, les acteurs ne se sont pas contentés de résister : ils ont su innover.

• Les prestataires ont développé des outils capables de répondre aux nouveaux besoins (réalité augmentée, décors virtuels…) et implémenté des plateformes événementielles digitales d’un nouveau genre, parfois directement référencées chez les clients pour répondre à des enjeux de sécurité.
• Les agences événementielles ont établi une veille permanente, nationale comme internationale, de manière à coller rapidement aux exigences des clients en matière de formats, de délais, de budget et de sécurité des données. Elles ont produit des contenus plus concis et percutants, à forte valeur ajoutée, en mettant l’accent sur l’entertainment.
• Les clients se sont montrés plus exigeants, mais aussi plus impliqués à mesure qu’ils gagnaient en expérience.

S’il fallait dresser un bilan de l’année 2020 dans l’événementiel, il pourrait se résumer en deux formules : les acteurs de l’événement ont répondu présent malgré les circonstances ; et le public a prouvé qu’il fait peu de cas de ce débat physique/digital, dès lors que les entreprises savent comment se distinguer… et comment les engager.

Alors, comment organiser des événements digitaux engageants ?

De fait, la question de l’engagement reste la clé de voûte de l’événementiel – y compris digital. Il faut savoir capter l’attention et éviter le décrochage, afin de faire passer son message. En distanciel, forcément, c’est un challenge de tous les instants. Pour générer de l’engagement auprès des participants, il faut :

• Impulser un rythme fort, prévoir des séquences courtes en variant les formats, faire vivre des expériences digitales, et proposer un contenu riche.
• Se focaliser sur l’expérience utilisateur, en prévoyant minute par minute ce que le participant doit faire – et vivre – pour être pleinement impliqué.
• Familiariser les intervenants avec le format digital à travers des séances de coaching, car tout le monde n’est pas à l’aise face à un écran.
• Mettre en place un management de projet solide.
• Préparer son événement digital avec grand soin.
• Comprimer l’événement pour le rendre plus digeste. Parce qu’il est impossible de demander aux participants de passer deux jours devant l’écran, comme on les invitait autrefois à faire deux jours de séminaire, il faut séquencer l’événement, le découper en tranches de quelques dizaines de minutes, entre sessions live et séances en libre-service. En somme, lancer des « campagnes événementielles » plutôt que des événements fixes et ponctuels.

Ces leviers permettent concrètement de passer de la « simple » visioconférence, volontiers assommante, à un événement digital pertinent, efficace, et engageant, dont il est possible de tirer exactement les mêmes bénéfices que de son pendant physique.

Passer du physique au digital, est-ce toujours possible ?

Oui, il y a toujours un moyen de digitaliser un événement physique, qu’il s’agisse d’organiser un séminaire, de proposer un team building à ses collaborateurs ou de lancer un nouveau produit. À condition d’adapter légèrement les processus.

Imaginons que vous souhaitiez présenter au public un nouveau service ou un nouveau modèle de téléphone portable. Voilà comment se déroulerait l’événement :

• Un live de présentation ;
• Une session de questions-réponses en direct, pendant laquelle les participants pourraient dialoguer avec les responsables de la marque et de la stratégie ;
• Des interactions avec des invités/intervenants, installés dans un showroom en présentiel (dans le respect des normes sanitaires), qui joueraient les intermédiaires auprès des participants souhaitant tester les fonctionnalités du produit (dans le cas d’un objet de taille modeste ou d’un service, un influenceur pourrait proposer une session de découverte et d’expérience en live).

Il faut aussi envisager les opportunités offertes par ce type d’événement, comme le fait de pouvoir réunir des dizaines de milliers de participants dans un même endroit, ou de proposer la présentation à deux publics en simultané (en présentiel/en distanciel). Des possibilités dont on ne pouvait que rêver hier, qui deviennent réalité aujourd’hui… et qui pourraient bien chambouler le paysage événementiel à venir.

En somme, ne jetez pas vos projets d’événements à la corbeille : il est toujours possible de les digitaliser et d’en cueillir les fruits !

Et si vous avez envie d’aller plus loin et d’évaluer la digitalisation de votre projet, toute notre équipe se tient à votre disposition. N’hésitez plus : contact@wikevent.fr ou 06 09 39 67 65

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En quoi ça consiste ?

Le séminaire d’entreprise est idéal pour stimuler les collaborateurs, renforcer la cohésion d’équipe et valoriser le collectif, tout en proposant un événement divertissant et différenciant. Wikevent vous propose plusieurs types de formats (réunion, témoignage client, team building…). Concrètement à quoi pourrait ressembler votre séminaire d’équipe en distanciel, chacun restant chez soi en se connectant via Teams ou Zoom ?

La réunion 

Parce qu’une réunion en distanciel ne s’organise pas de la même manière qu’une réunion en présentiel, nous vous proposons différents outils au service de la dynamique de ce moment de partage. En distanciel une réunion qui se voudrait normalement exclusivement descendante devient un espace de partage. Ceci pour maintenir l’engagement et la concentration des participants. Nuages de mots, quizz, QCM, selfies pour création de la traditionnelle photo de groupe : voilà quelques exemples très utiles pour dynamiser votre réunion.

L’intervention d’un conférencier

Une partie du séminaire peut être animée par un conférencier. Ceci visant à mettre en avant le collectif et la notion de synergie des talents. Issus de domaines distincts, nos intervenants sont confrontés au quotidien aux problématiques de gestion d’équipe. Ils peuvent être issus d’univers très différents ; le sport, la gastronomie, la culture, la santé, le monde de l’entreprise et l’humanitaire n’en sont que quelques exemples.

Le déjeuner partagé

Le déjeuner d’équipe fait partie des rituels qui assurent la cohésion et favorisent le vivre-ensemble. Dans un contexte de télétravail, c’est moins évident. Wikevent a réfléchi à des solutions d’animation où chacun est derrière son écran mais où pourtant l’esprit de partage est bien présent : challenge ou défi culinaire lancé en amont, jeux permettant d’alimenter la discussion comme on le ferait au restaurant ou échanges avec un professionnel sur des sujets liés à l’alimentation au quotidien notamment. De quoi organiser un déjeuner de séminaire… savoureux !

L’après-déjeuner peut être suivi d’un team-building de votre choix permettant de réunir vos équipes pour renforcer les liens même si physiquement ils ne sont pas ensemble. Par exemple, enquête collaborative avec une Murder party, stratégie d’équipe avec un escape game, agilité et rapidité avec un multi quizz, ou encore co-construction et mémoire avec une PlayList collaborative et son Blind Test associé.

Les vrais petits + 

En amont, les équipes de Wikevent prennent en main le script de la journée en étroite collaboration avec vous pour saisir vos enjeux, vous guider dans vos choix : contenu, déroulé, dynamisation de chaque instant.

Le jour J, à vos côtés en présentiel et en distanciel pour vous soulager de toute la partie logistique et technique. Nous prenons en main l’ensemble du back office, toute la régie et l’animation de votre séminaire.
Nous gérerons l’intégralité des sources visibles à l’écran (passage de slides, bascule vers une vidéo, vers la caméra d’un intervenant ou lancement d’un quizz par exemple) pour vous laisser vous concentrer sur l’essentiel : le contenu du séminaire et la relation avec les participants.

La mise en place peut être très rapide et le coût réduit par rapport à un événement organisé en présentiel. N’attendez pas pour préparer votre événement du 1^er trimestre. Nous nous tenons à votre disposition pour étudier votre projet.

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En quoi ça consiste ?

Vous souhaitez officialiser le lancement d’un nouveau produit ou service en impliquant vos clients ? Wikevent organise une journée de présentation rythmée par des ateliers thématiques. Ceux-ci sont filmés dans vos locaux pour favoriser la proximité et l’immersion ou en studio si vos locaux ne s’y prêtent pas. Les vidéos partagées live et replay seront mises en ligne via une plateforme éphémère dédiée à vos clients et prospects. En amont, une campagne de promotion permet d’annoncer l’événement par le biais de « teasers » et d’inciter les participants à s’inscrire en sélectionnant les thématiques et ateliers qui les intéressent. Un espace « virtuel » mais bien réel de rencontre avec des « exposants et partenaires », un peu à la manière d’un salon professionnel peut également être mis en place avec des échanges live. Et pour clore l’expérience et générer des ventes, après l’événement, les participants peuvent prendre rendez-vous avec vos commerciaux grâce à un agenda virtuel.

Concrètement, comment se déroule l’événement ?

Notre plateforme éphémère embarque toutes les fonctionnalités indispensables à la préparation et au déroulement de votre journée de présentation.

Avant l’événement, les participants sont invités à :

• Découvrir le programme de la journée (thèmes des ateliers, profils des intervenants…) ;
• Télécharger des documents;
• Consulter des « vidéos teasers » présentant les sessions à venir ;
• S’inscrire sur un formulaire, accessible depuis tous les types d’appareils ;
• Choisir les ateliers qui les intéressent.

De votre côté, vous avez la possibilité d’envoyer des invitations, de relancer les destinataires qui n’ont pas encore répondu, de transmettre des informations pratiques par email (lien de connexion, changement de programme…), et de suivre la progression des inscriptions.

Le jour de l’événement, les participants sont conviés à cliquer sur un lien de connexion pour accéder à l’atelier, ou aux ateliers, qu’ils ont choisi(s). Les vidéos en direct sont réalisées depuis notre régie installée dans vos locaux ou en studio. En cours de session, une messagerie instantanée permet aux spectateurs de poser des questions et d’obtenir des réponses soit par écrit, soit à l’oral à la faveur de l’intervenant qui en aura préalablement sélectionné quelques-unes.

Dans le même temps, vous pouvez :

• Accéder à des données concernant les vidéos en cours (nombre de participants, identité de chaque spectateur…),
• Intégrer à la présentation un document ou une vidéo,
• Enregistrer la session dans l’optique de la diffuser en replay sur la plateforme.

Après l’événement, les participants peuvent prendre rendez-vous avec un commercial via l’application Calendly.

Prenez contact dès aujourd’hui avec Wikevent pour l’organisation de votre lancement de produit/service 2021.

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