L’externalisation permanente de votre organisation d’événements : disposer d’une agence à demeure

Oui, l’externalisation permanente. En substance : ne plus confier à Wikevent l’organisation d’un événement de temps en temps, mais intégrerl’équipe à votre organigramme pour en faire un acteur à part entière de l’entreprise et de sa stratégie de communication. Tisser un partenariat de long terme plutôt que de nous faire intervenir ponctuellement. Et nous confier l’organisation de vos événements tout au long de l’année. En bref, disposer d’une agence événementielle à demeure.

Ce principe d’externalisation pérenne de la fonction événementielle fait sens lorsqu’une entreprise organise plusieurs événements annuels. Et vous n’y pensez peut-être pas, mais les occasions sont nombreuses de rassembler les collaborateurs : réunions du CoDir, séminaire, convention nationale du réseau de distribution, soirée de Noël et du Nouvel An, incentive de la force de vente, team building RH, etc.

Les avantages de l’externalisation permanente de la fonction événementielle

L’idée de faire d’une agence événementielle un partenaire à part entière de votre entreprise peut sembler surprenante. C’est pourtant une solution riche en avantages :

• Notre expertise est en phase avec vos besoins réels. Parce que nous avançons à vos côtés, nous bénéficions d’une connaissance aiguë de votre stratégie de communication et de vos enjeux – bien plus qu’une agence qui n’intervient que ponctuellement. Non seulement notre implication est totale (comme toujours !) mais notre connaissance approfondie de l’entreprise nous confère un vrai sentiment d’appartenance. Résultat : vous êtes guidé avec plus de pertinence quant au choix du bon événement, du bon public et du bon timing.
• Nous prenons en charge tous vos événements de A à Z, depuis la conception (en tenant compte de vos contraintes et de vos objectifs) jusqu’au suivi de leur impact sur la vie de votre entreprise, en passant par la communication en amont et en aval.
• Vous profitez de notre solide et vaste réseau de partenaires, parmi les plus qualifiés dans leur domaine respectif. Chez Wikevent, nous travaillons depuis des années avec les mêmes prestataires. Nous les avons testés et approuvés au fil des événements que nous avons organisés. Pour cette raison, nous pouvons vous garantir l’accès aux meilleures prestations à tous les niveaux… et aux solutions les plus judicieuses en termes de coûts.
• Vous optimisez vos coûts événementiels. Bien qu’il soit difficile de prévoir un budget fixe longtemps à l’avance (surtout lorsqu’on bâtit des événements sur-mesure), nous pouvons définir une approche budgétaire cohérente pour l’année à venir. Cela, grâce à une visibilité à long terme sur votre planning d’événements à organiser, et à des honoraires d’agence convenus en amont. Cela vous permet d’optimiser vos coûts.
• Vous gagnez en temps et en productivité. En déléguant de façon permanente l’organisation de vos événements à Wikevent, vous ne gaspillez pas vos précieuses ressources : vous pouvez réduire votre équipe projet à sa portion congrue et nous faire entièrement confiance. Conséquence : vous vous concentrez sur ce que vous savez faire le mieux (votre cœur de métier), ce qui se traduit par un gain notable en temps, en productivité et en qualité d’expérience client. Votre image de marque n’en sera que meilleure !

En conclusion, l’externalisation permanente de vos événements auprès d’une agence unique, comme Wikevent, vous permet de bénéficier d’un partenaire qui s’engage sur le long terme, connaît vos besoins sur le bout des doigts, et maîtrise les attentes de vos différents publics. Avec, à la clé, des événements toujours plus qualitatifspour vos collaborateurs et plus pertinents pour atteindre vos objectifs.

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La Murder Party digitale : un team building qui mêle coopération, réflexion et divertissement

Notre client souhaitait organiser une activité pour sa trentaine de collaborateurs, avec un double objectif en tête : favoriser les liens entre les services (ressources humaines, comptabilité, ventes, communication…) et renforcer l’appartenance des collaborateurs à l’entreprise. Dans le contexte sanitaire de ces derniers mois, il était toutefois difficile d’imaginer un événement physique. Nous avons donc proposé une alternative : la Murder Party en ligne.

Ce « Cluedo » version digitale a l’avantage de réunir un grand nombre de participants à distance et de déployer une approche ludique du team building. Chaque collaborateur se connecte depuis son ordinateur personnel ou sa tablette, et prend part à une enquête riche en rebondissements. Au cœur de l’histoire, il y a un meurtre mystérieux : celui d’un amateur d’exploration urbaine (cette tendance qui consiste à visiter des lieux abandonnés : bâtiments, usines, châteaux…) dont le corps est retrouvé de bon matin. Sur cette base, les participants se sont alliés pour identifier le coupable, le mobile et l’arme du crime, à l’aide des indices qu’ils ont eux-mêmes analysés et des témoignages recueillis.

La Murder Party valorise la coopération et la réflexion – par équipes, on se creuse les méninges pour faire avancer l’enquête, on échange des idées, on partage des informations. À ces bénéfices vient s’ajouter l’aspect ludique du jeu : dans sa version digitale, l’événement prend la forme d’un jeu vidéo interactif, avec de vrais comédiens pour interpréter les différents rôles. Interrogés une fois le mystère résolu (mais pas question de spoiler !), les collaborateurs ont plébiscité la plateforme technique mise en place pour l’événement, idéalement conçue pour faciliter les échanges et le cumul des indices. Ils ont également apprécié le travail des animateurs, si parfaits dans leurs rôles qu’ils semblaient ne jamais vouloir les quitter ! L’un des managers de l’entreprise, Martin, nous a partagé son enthousiasme : « Au départ, j’étais un peu réticent à l’idée de faire une murder en ligne. Mais au final, je ne pensais pas qu’on se serait autant amusés ! Les animateurs ont su garder leur dynamisme tout du long pour ne pas faire retomber le rythme et nous faire avancer dans l’histoire. »

La chasse au trésor sur trottinette électrique : un team building efficace et original dans un cadre incomparable

À la levée des mesures gouvernementales, nous avons organisé un événement physique en plein air. Cela nous permettait de réunir un maximum de collaborateurs – séparés en plusieurs groupes – sans subir le plafonnement imposé dans les espaces clos. Les participants se sont lancés à l’aventure dans une chasse au trésor riche en découvertes et en énigmes.

Pour l’occasion, nous avons mis au point un scénario mêlant intrigue historique et exploration moderne. Les participants avaient pour mission de retrouver une bague d’une valeur inestimable, remise par Marie-Antoinette à son geôlier quelques instants avant son exécution publique le 16 octobre 1793. Avec le cœur de Paris comme décor et des trottinettes électriques comme véhicules, les collaborateurs ont découvert des lieux magiques tout en faisant avancer l’histoire.

Avant de lancer nos participants sur les routes, nous avons organisé un cours de conduite sur des chemins balisés afin que chacun apprenne à prendre en main sa trottinette électrique. La chasse au trésor s’est déroulée dans des rues éloignées des voies fréquentées et a emprunté des pistes cyclables sécurisées.

Ce type d’événement met en avant l’aspect coopératif, en encourageant les participants, répartis en équipes, à échanger idées et points de vue pour faire progresser l’intrigue. Il permet aussi aux collaborateurs de se dégourdir les jambes hors du bureau pendant deux heures. Au passage, nous avons voulu soigner le cadre (le cœur historique de Paris) et proposer une véritable (re)découverte de lieux connus. Les participants ont apprécié la balade, la qualité du scénario et les éclats de rire échangés. L’une des participantes, Mélanie, nous a confié : « je suis très fière de travailler pour cette entreprise, qui prend soin de ses salariés et qui ne manque pas de créativité pour nous faire passer un bon moment entre nous ! » En bonus, ils sont devenus des pros de la trottinette !

Cet exemple concret de team-buildings montre qu’il est tout à fait possible d’organiser des événements en ligne et en présentiel, en alternance, dans le respect des précautions sanitaires et des consignes de sécurité. Vos collaborateurs ont certainement besoin de reprendre un peu de souffle et de sentir à nouveau le « faire-équipe ». Alors, qu’attendez-vous pour vous lancer ?

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À quoi peut-on s’attendre pour les prochains mois dans le domaine de l’événementiel ?

La vie « normale » serait-elle en train de reprendre son cours ? En tout cas, l’avancée de la vaccination (synonyme, à terme, d’immunité collective) donne bon espoir pour une relance des activités événementielles dans le courant de l’été.

À ce titre, il faut s’attendre à une relance progressive des événements en présentiel, avec des jauges plafonnées qui augmenteront petit à petit, comme le montre l’exemple de Singapour où les jauges sont passées de 50 personnes à l’été 2020 à 250 personnes en octobre, et devraient être relevées à 750 participants fin avril 2021. On peut donc légitimement compter sur des événements d’entreprise de nouveau en présentiel d’ici la rentrée de septembre prochain, mais avec un nombre limité de participants, et dans des conditions adaptées à la situation sanitaire.

Les professionnels de l’événementiel sont prêts à repartir dès que le coup de sifflet sera donné. Et vous ? Avez-vous d’ores et déjà des projets événementiels corporate pour vos équipes ou vos clients ? C’est le moment de vous préparer : avec la reprise en ligne de mire, les professionnels se mobilisent, les opérateurs offrent un large choix de destinations et de sites d’accueil, et les prestataires appliquent encore pour le moment des conditions d’annulation ou de report très avantageuses.

À quoi ressembleront vos prochains événements d’entreprise ?

Pour autant, difficile d’imaginer un retour complet à la normale. Les prochains événements B2B qui se tiendront en présentiel seront forcément différents de l’avant-pandémie. À quel point ?

D’abord, il s’agira de respecter (encore et toujours) les consignes de sécurité sanitaire. Distances entre les personnes et gestes barrières continueront d’être de mise, ne serait-ce que pour rassurer les participants. Cela impliquera de…

• Privilégier des salles offrant un grand nombre de places, de façon à respecter la distanciation sociale (une chaise sur deux occupée en réunion plénière, par exemple) ;
• Prévoir des espaces suffisamment grands pour installer plusieurs zones de restauration et de rafraîchissement, ainsi que de multiples vestiaires, de façon à éviter les regroupements trop importants de personnes aux mêmes moments ;
• Choisir des salles disposant d’une aération (naturelle) suffisante, avec obligation de prendre des pauses régulières pour ouvrir les fenêtres ;
• Mettre à disposition des participants des masques et du gel hydroalcoolique tant que les autorités sanitaires ne suspendront pas cette obligation ;
• Envisager (si possible) des événements en extérieur, dans un jardin ou dans un parc. Cela apportera une valeur-ajoutée certaine à votre événement ;
• Adapter les conditions d’hébergement aux circonstances, avec exclusivement des chambres « single » dans les hôtels pour les participants (sauf pour les couples).

Il faudra, ensuite, employer des outils permettant aux événements de se dérouler dans des conditions de sécurité optimales. Par exemple, en digitalisant une partie de l’événement, à l’instar du check-in qui peut devenir automatique : les participants reçoivent en amont un bracelet électronique qui leur suffira de passer devant une borne le jour J pour signaler leur présence. Ou bien en utilisant des badges connectés et géolocalisés, permettant de vérifier que les mesures de distanciation sont bien respectées (en prévention de la contamination), et pour simplifier la recherche de l’historique des contacts entre les personnes (en cas de contagion, pour stopper la propagation du virus). Ceci sera particulièrement apprécié sur les salons, congrès et très grands rassemblements.

Le choix de l’hybride pour une transition tout en douceur

Ces futurs événements seront caractérisés par une organisation plus complexe et une logistique plus lourde. C’est pourquoi une bonne solution consiste à faire le choix de l’hybride, et à offrir aux participants la possibilité d’être présents physiquement (s’ils le souhaitent ou s’ils le peuvent) ou de vivre l’événement à distance (comme nous le faisons actuellement pour les manifestations intégralement digitales). De quoi permettre à l’événement de se tenir « en vrai ».

Cette alternative fonctionne à merveille pour les événements informatifs, pour le networking, pour les démonstrations de produits, et même pour les activités de team building. Au passage, c’est un excellent levier pour attirer un plus grand nombre de participants tout en respectant les futures jauges. Quant aux événements d’entreprise qui ne se prêtent pas à l’hybride, comme les incentive, il est toujours possible d’envisager des adaptations permettant du 100 % présentiel, avec par exemple un nombre réduit de participants ou une division en groupes de petite taille.

Après plus d’un an sans rencontres physiques, les événements B2B s’apprêtent à reprendre le chemin du présentiel. Des événements qui, néanmoins, auront changé de visage : en partie hybrides pour quelque temps encore, très qualitatifs, sans doute moins ostentatoires, mais aussi plus authentiques que jamais en mettant les relations humaines au cœur de chaque instant. À vos agendas !

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L’assemblée générale annuelle sera digitale (ou ne sera pas)

Dans des conditions normales, l’assemblée générale de 3AF se tient chaque année en présentiel et est une occasion pour les membres de se rencontrer. Mais en 2020, la situation était tout sauf « normale ». L’événement a d’abord été repoussé en septembre, puis reporté une nouvelle fois en décembre faute de pouvoir être organisé en présentiel.

Souhaitant tenir cette assemblée générale avant la fin de l’année, le Président et le Bureau ont fait le choix (contraint) du distanciel. 3AF a confié cette mission à Wikevent en présentant des besoins spécifiques : parce qu’il s’agissait d’une réunion officielle, il était nécessaire de pouvoir soumettre des résolutions au vote pendant l’événement, en toute sécurité.

Les solutions apportées par Wikevent

L’organisation de l’événement s’est déroulée en deux temps : la phase préparatoire et la tenue de l’assemblée générale.

En amont de l’événement l’agence s’est chargée de :

• Créer un site web éphémère consacré à la tenue de l’assemblée générale de 3AF, avec mise à disposition du programme et des résolutions soumises au vote ;
• Lancer une campagne d’emailing à destination des membres de l’association concernés par l’AG, soit environ 1 400 personnes, dans des délais extrêmement serrés : toutes les convocations devaient être transmises en moins de trois semaines afin de respecter l’obligation de convoquer les participants au moins deux mois avant le jour J (le 16 décembre) ;
• Mettre en ligne la plateforme sur laquelle allait se dérouler l’assemblée générale dématérialisée, et adresser une invitation avec lien de connexion à tous les participants, avec accès à une interface distincte en fonction du statut des participants (avec ou sans droit de vote) ;
• Mettre en place une hotline pour répondre aux questions des futurs participants autour de l’utilisation de la plateforme, avec accompagnement au cas par cas (des niveaux de maîtrise en informatique très variés représentaient un gros frein à la participation de certains membres).

Le jour J, l’agence a pris en charge le déroulement de l’assemblée générale en envoyant une partie de son équipe technique chez le client. Les intervenants habitant près du siège parisien étaient présents sur place, les autres (un peu partout sur le territoire français) y participaient à distance via la plateforme mise en place par Wikevent. Une installation mêlant vidéo et son permettait de visualiser et d’entendre tous les intervenants en même temps (chacun respectant son temps de passage et de parole).

La plateforme embarquait un système de vote en ligne sécurisé : en amont pour ceux qui ne pouvaient pas être présents le jour J ou en direct live pour tous les présents. Il n’était pas possible de voter en amont de l’AG par courrier. Ce système permettait de s’affranchir des traditionnels pouvoirs conférés aux autres membres, parfois fastidieux à mettre en place, particulièrement à distance. Durant la session, les participants avaient l’opportunité de poser des questions écrites auxquelles les membres du Bureau répondaient à l’issue de chaque point.

Une fois l’assemblée générale terminée, le replay de la session a été mis à la disposition des membres de l’association et les votes ont été dépouillés.

Ce que 3AF retient de la prestation de Wikevent

Chez 3AF, on a souligné la qualité technique de l’outil mis en place par Wikevent (édifié à partir de zéro) et l’intérêt du replay, la réunion ayant été enregistrée dans son intégralité. Une option qui ne faisait pas partie du cahier des charges initial mais qui a permis aux membres du Bureau de revoir la session, de travailler en vue de la prochaine assemblée générale (posture, débit de parole…), et de prouver que tous les points prévus à l’ordre du jour ont bel et bien été abordés.

Mais ce qui a impressionné, c’est surtout la façon dont a été menée la phase de préparation : avec « énormément de minutie et une précision remarquables », constate le Directeur Général Michel Assouline. « Il faut saluer le niveau de préparation, irréprochable, et le sens du service dont Wikevent a fait preuve pendant toute la prestation. » L’idée de la hotline a également suscité l’enthousiasme, un point d’autant plus important qu’il s’agissait d’« une audience assez difficile, voire méfiante, vis-à-vis de l’utilisation des outils digitaux ».

Au final, cet événement a été « une belle réussite » pour Aude, Responsable événementiel chez 3AF. « Wikevent a fait preuve de professionnalisme, d’adaptabilité, et d’une grande compréhension vis-à-vis de notre situation ; des qualités qui se sont avérées essentielles. » Un succès qui fera des petits : l’association a d’ores et déjà prévu de confier à l’agence l’organisation de son assemblée générale 2021.

Un nouvel événement d’entreprise pour étoffer notre offre digitale

À travers l’organisation de l’AG de 3AF, nous avons démontré notre capacité à assumer techniquement un événement de cette ampleur en tenant compte des exigences du client, et en rassurant des participants pas toujours à l’aise avec les outils digitaux grâce à une hotline dédiée.

Cette expérience enrichissante nous a permis d’étoffer notre catalogue d’offres digitales, de sorte que l’assemblée générale est venue s’ajouter à nos événements 100 % en ligne.

N’hésitez pas à confier votre projet événement digital aux équipes de Wikevent qui sauront trouver la solution adéquate et qui vous accompagneront dans la mise en œuvre.

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Le digital dans l’événementiel : une opportunité avant tout

On pourrait voir la prépondérance du digital dans les événements d’entreprise comme une contrainte avec laquelle il faut composer. La vérité, c’est qu’il s’agit surtout d’une opportunité.

Grâce au digital – et à la rapidité avec laquelle les entreprises se sont adaptées à cette nouvelle donne – de nombreux événements qui auraient dû passer à l’as ont été maintenus. Sous une forme différente, certes, mais avec des résultats similaires. Le digital a sauvé les meubles, mais il a également permis au bateau de rester à flot.

Le distanciel offre aussi des avantages concrets. Il permet, par exemple, d’organiser des événements à tout moment. Ou de toucher un public bien plus large, puisqu’il n’y a pas de contrainte d’espace (on peut inviter jusqu’à 10 fois plus de participants). Sans oublier que ça ne coûte pas toujours plus cher d’augmenter les jauges !

Une adaptation forcée et rapide de tous les acteurs de l’événementiel

Si la situation sanitaire a pris tout le monde de court, force est de constater que les acteurs de l’événementiel se sont rapidement adaptés. La résilience n’explique pas tout. En l’occurrence, les acteurs ne se sont pas contentés de résister : ils ont su innover.

• Les prestataires ont développé des outils capables de répondre aux nouveaux besoins (réalité augmentée, décors virtuels…) et implémenté des plateformes événementielles digitales d’un nouveau genre, parfois directement référencées chez les clients pour répondre à des enjeux de sécurité.
• Les agences événementielles ont établi une veille permanente, nationale comme internationale, de manière à coller rapidement aux exigences des clients en matière de formats, de délais, de budget et de sécurité des données. Elles ont produit des contenus plus concis et percutants, à forte valeur ajoutée, en mettant l’accent sur l’entertainment.
• Les clients se sont montrés plus exigeants, mais aussi plus impliqués à mesure qu’ils gagnaient en expérience.

S’il fallait dresser un bilan de l’année 2020 dans l’événementiel, il pourrait se résumer en deux formules : les acteurs de l’événement ont répondu présent malgré les circonstances ; et le public a prouvé qu’il fait peu de cas de ce débat physique/digital, dès lors que les entreprises savent comment se distinguer… et comment les engager.

Alors, comment organiser des événements digitaux engageants ?

De fait, la question de l’engagement reste la clé de voûte de l’événementiel – y compris digital. Il faut savoir capter l’attention et éviter le décrochage, afin de faire passer son message. En distanciel, forcément, c’est un challenge de tous les instants. Pour générer de l’engagement auprès des participants, il faut :

• Impulser un rythme fort, prévoir des séquences courtes en variant les formats, faire vivre des expériences digitales, et proposer un contenu riche.
• Se focaliser sur l’expérience utilisateur, en prévoyant minute par minute ce que le participant doit faire – et vivre – pour être pleinement impliqué.
• Familiariser les intervenants avec le format digital à travers des séances de coaching, car tout le monde n’est pas à l’aise face à un écran.
• Mettre en place un management de projet solide.
• Préparer son événement digital avec grand soin.
• Comprimer l’événement pour le rendre plus digeste. Parce qu’il est impossible de demander aux participants de passer deux jours devant l’écran, comme on les invitait autrefois à faire deux jours de séminaire, il faut séquencer l’événement, le découper en tranches de quelques dizaines de minutes, entre sessions live et séances en libre-service. En somme, lancer des « campagnes événementielles » plutôt que des événements fixes et ponctuels.

Ces leviers permettent concrètement de passer de la « simple » visioconférence, volontiers assommante, à un événement digital pertinent, efficace, et engageant, dont il est possible de tirer exactement les mêmes bénéfices que de son pendant physique.

Passer du physique au digital, est-ce toujours possible ?

Oui, il y a toujours un moyen de digitaliser un événement physique, qu’il s’agisse d’organiser un séminaire, de proposer un team building à ses collaborateurs ou de lancer un nouveau produit. À condition d’adapter légèrement les processus.

Imaginons que vous souhaitiez présenter au public un nouveau service ou un nouveau modèle de téléphone portable. Voilà comment se déroulerait l’événement :

• Un live de présentation ;
• Une session de questions-réponses en direct, pendant laquelle les participants pourraient dialoguer avec les responsables de la marque et de la stratégie ;
• Des interactions avec des invités/intervenants, installés dans un showroom en présentiel (dans le respect des normes sanitaires), qui joueraient les intermédiaires auprès des participants souhaitant tester les fonctionnalités du produit (dans le cas d’un objet de taille modeste ou d’un service, un influenceur pourrait proposer une session de découverte et d’expérience en live).

Il faut aussi envisager les opportunités offertes par ce type d’événement, comme le fait de pouvoir réunir des dizaines de milliers de participants dans un même endroit, ou de proposer la présentation à deux publics en simultané (en présentiel/en distanciel). Des possibilités dont on ne pouvait que rêver hier, qui deviennent réalité aujourd’hui… et qui pourraient bien chambouler le paysage événementiel à venir.

En somme, ne jetez pas vos projets d’événements à la corbeille : il est toujours possible de les digitaliser et d’en cueillir les fruits !

Et si vous avez envie d’aller plus loin et d’évaluer la digitalisation de votre projet, toute notre équipe se tient à votre disposition. N’hésitez plus : contact@wikevent.fr ou 06 09 39 67 65

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En quoi ça consiste ?

Le séminaire d’entreprise est idéal pour stimuler les collaborateurs, renforcer la cohésion d’équipe et valoriser le collectif, tout en proposant un événement divertissant et différenciant. Wikevent vous propose plusieurs types de formats (réunion, témoignage client, team building…). Concrètement à quoi pourrait ressembler votre séminaire d’équipe en distanciel, chacun restant chez soi en se connectant via Teams ou Zoom ?

La réunion 

Parce qu’une réunion en distanciel ne s’organise pas de la même manière qu’une réunion en présentiel, nous vous proposons différents outils au service de la dynamique de ce moment de partage. En distanciel une réunion qui se voudrait normalement exclusivement descendante devient un espace de partage. Ceci pour maintenir l’engagement et la concentration des participants. Nuages de mots, quizz, QCM, selfies pour création de la traditionnelle photo de groupe : voilà quelques exemples très utiles pour dynamiser votre réunion.

L’intervention d’un conférencier

Une partie du séminaire peut être animée par un conférencier. Ceci visant à mettre en avant le collectif et la notion de synergie des talents. Issus de domaines distincts, nos intervenants sont confrontés au quotidien aux problématiques de gestion d’équipe. Ils peuvent être issus d’univers très différents ; le sport, la gastronomie, la culture, la santé, le monde de l’entreprise et l’humanitaire n’en sont que quelques exemples.

Le déjeuner partagé

Le déjeuner d’équipe fait partie des rituels qui assurent la cohésion et favorisent le vivre-ensemble. Dans un contexte de télétravail, c’est moins évident. Wikevent a réfléchi à des solutions d’animation où chacun est derrière son écran mais où pourtant l’esprit de partage est bien présent : challenge ou défi culinaire lancé en amont, jeux permettant d’alimenter la discussion comme on le ferait au restaurant ou échanges avec un professionnel sur des sujets liés à l’alimentation au quotidien notamment. De quoi organiser un déjeuner de séminaire… savoureux !

L’après-déjeuner peut être suivi d’un team-building de votre choix permettant de réunir vos équipes pour renforcer les liens même si physiquement ils ne sont pas ensemble. Par exemple, enquête collaborative avec une Murder party, stratégie d’équipe avec un escape game, agilité et rapidité avec un multi quizz, ou encore co-construction et mémoire avec une PlayList collaborative et son Blind Test associé.

Les vrais petits + 

En amont, les équipes de Wikevent prennent en main le script de la journée en étroite collaboration avec vous pour saisir vos enjeux, vous guider dans vos choix : contenu, déroulé, dynamisation de chaque instant.

Le jour J, à vos côtés en présentiel et en distanciel pour vous soulager de toute la partie logistique et technique. Nous prenons en main l’ensemble du back office, toute la régie et l’animation de votre séminaire.
Nous gérerons l’intégralité des sources visibles à l’écran (passage de slides, bascule vers une vidéo, vers la caméra d’un intervenant ou lancement d’un quizz par exemple) pour vous laisser vous concentrer sur l’essentiel : le contenu du séminaire et la relation avec les participants.

La mise en place peut être très rapide et le coût réduit par rapport à un événement organisé en présentiel. N’attendez pas pour préparer votre événement du 1^er trimestre. Nous nous tenons à votre disposition pour étudier votre projet.

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Noël en entreprise pour les plus petits : le papa Noël sur vos écrans

Si vous faites partie des entreprises qui ont l’habitude d’inviter le Père Noël à passer par leurs bureaux à l’occasion des fêtes – pour le plus grand plaisir des tout-petits –, Wikevent vous propose une solution (digitale) pour maintenir le rendez-vous tant attendu. L’événement se déroule en trois temps :

• Les enfants des salariés rédigent leur lettre au Père Noël. Les missives sont envoyées à une adresse définie en amont, et collectées par nos soins.
• Le jour J, ils sont invités à se connecter sur une application de visioconférence où l’éminent Lapon apparaît devant leurs yeux ébahis. Ils ne pourront pas s’asseoir sur ses genoux et poser pour la traditionnelle photo, mais ils auront l’occasion de le voir et de l’entendre leur raconter des contes de Noël et lire une sélection de courriers. Pour les entreprises de petite taille, on propose d’ouvrir micros et caméras pour que les enfants puissent aussi parler à leur idole et faire des grimaces. La session, d’une durée de 30 minutes, se clôt sur une chanson commune – que les parents auront tout loisir de fredonner avec leurs marmots à la maison. (Note confidentielle aux adultes : le Père Noël est interprété par un comédien, et l’arrière-plan peut être adapté aux besoins pour s’immerger encore plus dans l’univers de Noël.)
• Après cette belle rencontre, nous nous chargeons de répondre à l’ensemble des lettres, sur la base d’un texte commun personnalisé à l’aide de gommettes et de paillettes. Ainsi, chaque enfant reçoit « son » courrier du Père Noël, accompagné d’un petit cadeau (boule plate à accrocher au sapin, ballon en forme de bonhomme de neige à colorier et gonfler, etc.).

Cela laissera indubitablement un beau souvenir aux enfants de vos employés !

Noël en entreprise pour les plus grands : la fête (collaborative) à la maison

Les animations de fin d’année organisées par les sociétés sont très appréciées des collaborateurs. Rien de tel pour récompenser (et motiver) son personnel après une dure année de labeur ! C’est d’autant plus important que ces festivités ne concernent pas que les employés, mais aussi leur famille. En raison de la situation sanitaire – qui contraindra même le Père Noël à rester chez lui – il faut toutefois trouver des alternatives. Chez Wikevent, on a plein d’idées (en version digitale, bien sûr) à vous proposer en fonction du nombre de participants, des goûts et des envies.

• La playlist de Noël. Sur une plateforme dédiée, et pendant un temps limité (environ une semaine), les collaborateurs constituent une playlist commune. Chacun a la possibilité de sélectionner plusieurs morceaux parmi 1,3 million de titres et, si celui-ci a déjà été choisi, de voter en sa faveur. Dans cette amicale bataille musicale animée par un chat, la playlist évolue en continu et il n’est pas rare d’assister à des affrontements dantesques entre Patrick Sébastien et les Spice Girls. À la fin du délai imparti, l’entreprise dispose de « sa » playlist personnalisée (de quelques dizaines jusqu’à plusieurs centaines de titres en fonction du nombre d’employés et de participants) que chaque collaborateur peut écouter à la maison via Spotify, Deezer ou YouTube. En option, sur cette playlist, on peut ensuite sélectionner un certain nombre de morceaux et les faire mixer par un DJ en live, sur une plateforme accessible aux collaborateurs depuis chez eux. (Lors de notre dernier événement, jusqu’à 570 personnes ont été connectées en simultané sur le live musical et le chat !)
• L’atelier cuisine. Rejouer Top Chef avec vos collaborateurs, ça vous tente ? Via une application de visioconférence, deux chefs animent un atelier : l’un réalise techniquement la recette en expliquant aux participants ce qu’ils doivent faire, geste après geste, et l’autre s’occupe du chat où chacun peut poser ses questions. Les plats sont choisis en amont, les collaborateurs font leurs propres courses, ils se connectent à la plateforme le jour J à l’heure dite, et tout le monde se met aux fourneaux en même temps. À condition d’avoir un nombre limité de participants, on peut aussi ouvrir micros et caméras pour simplifier les échanges. Et en fonction des plats proposés, il est possible d’envoyer des produits sous vide (voire même du matériel) aux participants avant la séance.
• Les événements traditionnels adaptés au digital. La plupart des événements habituellement organisés pour les fêtes peuvent être adaptés aux circonstances : dégustation de vins, atelier mixologie pour apprendre à faire des cocktails, jeux collaboratifs (Escape Game ou Murder Party), repas ou petits-déjeuners partagés, etc.

Rien ne peut effacer l’esprit de Noël, pas même l’obligation de rester à la maison ! Nous avons de nombreuses solutions à vous proposer pour organiser des événements de Noël au profit de vos collaborateurs (et de leurs enfants), et ainsi maintenir envers et contre tout une tradition qui fait du bien au moral – et à la motivation.

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Une activité team building

Vous souhaitez renforcer la cohésion en interne et l’esprit d’équipe ? Rien de tel qu’un brin de team building. Les possibilités sont innombrables dans une multiplicité de domaines : art et culture, gastronomie, stratégie, sport, nature et développement durable, sensations fortes… Pourquoi ne pas envisager, par exemple, un Escape Game ou un challenge culinaire ? Ces activités peuvent se pratiquer en petits groupes, afin de limiter au maximum les risques au regard de la situation sanitaire.

Dans un cadre informel, extérieur à l’entreprise, le team building permet de valoriser le travail en équipe tout en renforçant les liens entre les collaborateurs, par le biais d’un challenge commun – d’où l’intérêt d’un Escape Game qui, derrière sa façade ludique, représente un véritable « test » collaboratif. La pratique d’un sport collectif, ou de toute autre activité de groupe, stimule l’esprit de compétition et pousse les membres d’une même équipe à se serrer les coudes. C’est aussi une excellente façon de travailler sur la communication et les relations entre les personnes.

Dans le contexte actuel, une activité team building va aider à resserrer des liens qui se sont distendus entre les collaborateurs et l’entreprise. Pour ceux qui ont travaillé à domicile durant plusieurs mois, notamment, il peut s’avérer nécessaire de consolider le sentiment d’appartenance à l’équipe autant qu’à l’organisation dans son ensemble. De quoi forger un socle sain en vue de la rentrée et des défis qui vous attendent.

Un séminaire « au vert »

L’organisation d’un séminaire a pour but de motiver les collaborateurs et de forger une nouvelle dynamique de groupe, saine et positive. C’est aussi l’occasion de faire passer un message, d’informer les salariés au sujet d’un remaniement ou d’un changement, ou de dresser un bilan (tout en préparant la suite). Pour cela, le choix du lieu revêt une dimension stratégique : il est indispensable de sortir les collaborateurs de leur cadre habituel et de les emmener à distance raisonnable de leur lieu de travail. « Au vert », par exemple !

Une réunion « au vert », c’est-à-dire en pleine nature, en rupture avec le quotidien professionnel (et avec le quotidien tout court), a l’avantage d’offrir au groupe un environnement propice à la détente et à l’écoute. Les collaborateurs se montrent plus réceptifs, ce qui permet de créer des échanges constructifs avec le management ou la direction. Ils sont également en meilleure position pour réfléchir à leur rôle au sein de l’entreprise et aux solutions pour améliorer son fonctionnement. Au retour de cette parenthèse d’évasion, ils auront gagné en motivation, en enthousiasme et en implication.

Une soirée de retrouvailles

Pour beaucoup d’entreprises, le confinement a eu pour conséquence directe une hausse sensible du nombre de salariés en télétravail. Ceux-ci ont potentiellement passé plusieurs mois chez eux, loin de leurs collègues et de leurs managers, à échanger exclusivement par email et visioconférence. Dans ces conditions, le retour au bureau peut s’avérer compliqué. Et s’accompagner d’une période de transition, nécessaire pour remettre la convivialité à l’honneur.

L’organisation d’une soirée de retrouvailles favorise une telle transition. Elle peut prendre différentes formes : afterwork dans un endroit privatisé, dîner au restaurant, sortie détente… dans le respect des mesures de précaution et des règles de distanciation sociale, bien entendu.

Une soirée de retrouvailles offre de multiples avantages. Elle tend à (re)motiver les équipes, apporter du fun après une période tendue. Elle aide à reprendre le travail collectif. Elle crée un cadre informel et plaisant dans lequel les collaborateurs peuvent prendre le temps de se parler et de (re)nouer des liens plus personnels.

Ces événements sont favorables au bien-être des collaborateurs et, en cela, contribue à votre démarche de qualité de vie au travail. Ces quelques lignes vous ont inspiré un projet ? Parlons en ensemble pour voir comment répondre parfaitement à vos besoins !

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Des événements, oui, mais adaptés au contexte actuel

Non, le coronavirus n’a pas « tué » l’événementiel corporate. Les entreprises qui ont répondu à notre sondage « L’événementiel post-confinement » continuent de vouloir réunir leurs collaborateurs pour travailler sur des points clés en interne, rassurer leurs employés et leur réseau, et tranquilliser leurs clients – tels sont les trois objectifs prioritaires qu’elles mettent en avant. Près de 40% des entreprises envisagent d’organiser des événements dès aujourd’hui, et autant ont des projets pour l’automne.

Simplement, dans un contexte sanitaire ô combien délicat, la question de la sécurisation des participants se pose. Les événements prévus ou à prévoir doivent s’adapter à une double nécessité : réunir les équipes et assurer leur sécurité dans le même temps. 80% des répondants estiment qu’il est impératif d’appliquer des mesures de précaution strictes dans le cadre de l’organisation de leurs futures réunions en présentiel, afin que les gestes barrières soient pleinement respectés. Avec, au programme : distribution de masques, mise à disposition de gel hydralcoolique, et limitation à un maximum de dix participants (limite réglementaire en vigueur à la date à laquelle nous rédigeons cet article).

La digitalisation des événements comme solution

Face à ce défi, la dématérialisation offre une solution viable. Un événement organisé en visioconférence live permet de réunir autant de participants que désiré – jusqu’à plusieurs centaines. Une option qui séduit : plus de 80 % des répondants songent à digitaliser leurs événements. Avec quelques nuances toutefois : s’ils sont près de la moitié à l’envisager « très certainement » ou « certainement », ils sont 36 % à souhaiter mettre en place des événements hybrides, à la fois digitaux et présentiels. Par exemple, en réunissant les équipes par région et en les faisant participer à un rassemblement interactif à l’échelle nationale.

Les entreprises entendent ainsi maintenir le lien social et dynamiser les équipes, même à distance (40 % des répondants), tout en assurant la sécurité des participants à travers les mesures de distanciation sociale (30 %). Elles ambitionnent également de mettre en avant une image innovante ou de proposer de nouveaux services à cette occasion (20 %).

Pour les répondants qui envisagent une hybridation plutôt qu’une digitalisation intégrale – et pour les 14 % qui restent sceptiques – les freins à la dématérialisation ont trait au manque de contact et de convivialité (47 %), au défaut d’interactivité et d’engagement (27 %), et à des difficultés organisationnelles ou techniques (13 %) qui les empêchent d’imaginer sereinement ce type d’événement.

Étonnamment, ce qui motive les uns (le maintien du lien social) est précisément ce qui freine les autres (le manque de convivialité induit par la dématérialisation des contacts). Or, « digitalisation » ne rime pas forcément avec « déshumanisation », loin de là. À condition d’utiliser des outils adaptés, il est possible de transformer la manière d’organiser des événements sans rompre avec le socle événementiel : les interactions, la réalisation des objectifs, la communication d’une information clé.

Les fonctionnalités idéales d’une plateforme digitale événementielle

C’est d’ailleurs ce qu’attendent massivement les entreprises d’une plateforme digitale événementielle : sa capacité à générer des interactions entre les participants (93 %). Une fonctionnalité qui arrive juste après la simplicité de prise en main (« l’intuitivité » est mise en avant par l’ensemble des répondants), et devant la sécurisation des données (86 %), la diffusion/le visionnage de vidéos en direct (79 %) et la gestion multi-sites (64 %).

En somme, la digitalisation des événements est une solution qui convainc largement… à condition de pouvoir compter sur un outil qui favorise les interactions et les contacts, et qui soit utilisable par tous.

L’offre digitale de Wikevent pour accompagner les entreprises dans l’organisation de leurs événements dématérialisés

Ce qu’il faut retenir de ce sondage, c’est la nécessité d’adapter les événements d’entreprise au contexte particulier dans lequel nous nous trouvons. C’est là que l’offre digitale de Wikevent entre en jeu, sous la forme d’une plateforme événementielle sur-mesure dont les fonctionnalités répondent point par point aux attentes des professionnels :

• Simplicité de prise en main et d’utilisation
• Agilité et modularité
• Sécurisation des données
• Interactivité
• Accès au live streaming (diffusion en temps réel auprès d’un nombre illimité de participants)
• Partage de documents et de fichiers

Cette solution permet d’organiser des événements totalement dématérialisés ou hybrides. Personnalisable grâce à sa grande modularité, elle donne également accès à une régie en back-office pour un maximum de maîtrise. Enfin, elle contribue à une réduction substantielle des coûts, la mise en place d’un événement digitalisé revenant bien moins cher que l’organisation d’un séminaire traditionnel.

Contactez-nous pour en savoir plus !

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Choisissez un lieu éco-friendly

De nombreux sites s’engagent dans une démarche environnementale à travers des actions concrètes : politique « zéro papier », consommation d’énergie et d’eau optimisée (ampoules LED, chasses d’eau à double débit), consommables recyclés, choix de fournisseurs éco-responsables, etc. Et ce, même dans les grands centres urbains.

Optez pour l’éco-conception de l’événement

L’éco-conception s’applique à la préparation des divers aspects de l’événement.
En matière de communication, par exemple, vous pouvez privilégier les supports dématérialisés afin de consommer de moindres quantités de papier. Si vous ne pouvez pas vous passer de supports physiques, investissez dans du papier recyclé ou recyclable.
Idem pour la préparation des repas, établissez un menu en donnant la priorité aux produits locaux et de saison, moins éco-gourmands. Et n’oubliez pas de prévoir assiettes, couverts et gobelets en plastique recyclable !

Sensibilisez les participants

Organiser un événement éco-responsable, c’est bien. En profiter pour transmettre la bonne parole aux participants, c’est mieux. Proposer des animations pédagogiques autour de thématiques écologiques permettra de sensibiliser les collaborateurs et de laisser une empreinte durable dans les consciences. Quelques exemples possibles : pédalez et rechargez des appareils électroniques, participez à des opérations de reforestation, nettoyez une plage, etc.

Faites le bilan (carbone) de l’événement

Après la manifestation, dressez un bilan carbone à afficher fièrement dans vos locaux, en attendant un futur événement toujours plus éco-responsable. En substance, un bilan carbone en revient à cartographier les postes émetteurs de gaz à effet de serre induits par la conception et le déroulement de l’événement (flux d’énergie, de matières premières, de déchets et de produits). Vous trouverez des informations méthodologiques sur ce site. Mais, parce qu’il s’agit d’un processus complexe, mieux vaut se faire aider par un prestataire extérieur pour obtenir un bilan fiable (un cabinet d’étude habilité par l’Ademe). Dans l’intervalle, incitez vos collaborateurs à développer ces bons réflexes au bureau, par exemple en plaçant des poubelles de tri, en promouvant la dématérialisation des documents ou en troquant les bouteilles en plastique contre des gourdes.

A votre demande, Wikevent peut vous orienter dans vos choix et vous proposer des prestataires s’inscrivant dans cette démarche durable afin de faire de votre événement éco-friendly, un succès !

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